Comment mettre en place un processus de réception de la marchandise rapide et efficace ?

La maîtrise du processus de réception de la marchandise est un aspect essentiel pour le bon déroulement des opérations dans tout entrepôt. Il s’agit d’un moment délicat qui doit être organisé avec précision pour que le déchargement et le contrôle des palettes ne prennent pas trop de temps et que les redoutables goulots d'étranglement ne se produisent pas dans l'entrepôt. Comment optimiser la réception de la marchandise pour qu'elle se fasse rapidement et sans erreur ?

Livraison et réception de la marchandise, étape par étape

La réception de la marchandise implique bien plus que la simple prise en charge des palettes des fournisseurs. Le processus comprend quatre grands domaines d'opérations logistiques qui nécessitent la coopération des acteurs impliqués dans le transport et l'entreposage :

1. Coordonner la gestion du transport et de l’entrepôt pour planifier la réception de la marchandise

Fournir les informations nécessaires au transporteur est essentiel pour une livraison rapide et en temps voulu. Par exemple, il est très important que le client détaille des aspects tels que :

• Le type de véhicule autorisé sur les quais de chargement.
• L'emplacement et les caractéristiques de l'installation d’entreposage.
• Les instructions d'accès au site et un contact de référence si nécessaire.
• L’heure de livraison requise.
• Des exigences supplémentaires pour le déchargement : s’il est nécessaire que le conducteur manipule les marchandises ou les dépalettise.

Lors de la réception de palettes dans des plateformes logistiques de gestion complexe comme Amazon ou les grands supermarchés, toute erreur lors de cette première étape peut entraîner des pénalisations coûteuses pour l'expéditeur des marchandises.

2. Déchargement et livraison des marchandises sur les quais de l’entrepôt

La planification des horaires de livraison avec chaque fournisseur, et leur respect par l'entreprise de transport, résout de nombreux problèmes qui peuvent survenir lors de la livraison des palettes. Plus la réception de la marchandise est standardisée, mieux c'est.

Si le transporteur doit décharger les palettes dans la zone de réception ou de consolidation, celles-ci doivent être correctement marquées et signalées. Les travailleurs de l’entrepôt doivent lui fournir le matériel de manutention et les outils nécessaires pour déplacer ou dépalettiser le chargement si nécessaire.

3. Vérification de documents de réception de la marchandise et contrôle de qualité

Lorsque les palettes sont déchargées dans l'entrepôt, l'emballage est vérifié pour s'assurer qu'il n'a pas été endommagé. En outre, les palettes et la lettre de voiture du transporteur sont vérifiées pour voir si la marchandise est correcte et si elle est arrivée dans la quantité convenue. Si tout est en ordre, les deux parties signent la lettre de voiture comme preuve de conformité. Toutefois, si une erreur s'est produite, le gestionnaire de l'entrepôt l’utilisera pour demander au fournisseur de la rectifier.

Les informations y figurant sont comparées à celle du registre des commandes et la fiche de réception, qui, dans de nombreux cas, est déjà numérisée par une tâche du WMS, est remplie. Elle comprend généralement le numéro de commande, la lettre de voiture, le résultat du contrôle de qualité, ainsi que la quantité reçue, la quantité commandée et la quantité restant à livrer (le cas échéant).

4. Étiquetage et placement de la marchandise dans l’entrepôt

Enfin, la dernière étape consiste à gérer l'emplacement des palettes reçues pour les placer dans l'entrepôt, mais avant de les déplacer, la marchandise doit être étiquetée et enregistrée dans le système afin de contrôler la traçabilité dans l'installation. Dans les entrepôts où des opérations de cross docking sont effectuées le va et vient permanent de la marchandise donne à cette étape une importance vitale afin qu'aucune palette ne soit perdue.

Comment éviter les incidents dans la réception de la marchandise ?

De nombreux incidents sont le résultat d'événements imprévus, d'autres peuvent toutefois être évités de manière proactive. Nous soulignons trois aspects essentiels en nous basant sur notre expérience dans le secteur du transport :

1. Utiliser la technologie pour renforcer la communication entre transport et entrepôt

Actuellement, le secteur logistique vit une transformation digitale profonde, même s’il lui reste encore du chemin à parcourir. Conformément au rapport Future ofSupply Chain de Gartner, seuls 24 % des entreprises actuelles disposent d’une gestion intégrale numérisée de ses opérations logistiques.

En ce sens, bon nombre des avancées technologiques en matière de logistique visent à favoriser une communication fluide entre les différents acteurs de la chaîne d'approvisionnement, car cela permet d'éviter les erreurs et d'accroître la compétitivité.

Si nous appliquons cela au processus de réception de marchandises, l'idéal est que le client puisse inclure toutes les informations pertinentes au travail du transporteur. Dans le cas d'Ontruck, nous favorisons la communication en utilisant trois canaux fondamentaux :

• La plateforme est développée de telle sorte qu’elle demande les détails clés au client lorsqu’il sollicite un envoi de palettes.
• Nous utilisons des points d'intérêt pour transférer ces informations au transporteur, qui les verra reflétées directement dans l'application.
• Si nous gérons fréquemment les chargements d'un client, nous pouvons intégrer notre plateforme à son TMS (système de gestion des transports).

2. Coordonner la réception de la marchandise en tenant compte de la traçabilité en temps réel des chargements

La traçabilité de la marchandise est essentielle pour avoir une visibilité sur le statut de chaque course, mais l'accès à l'information ne suffit pas à éviter les erreurs dans la livraison de la marchandise. Comment utiliser les données de traçabilité pour éviter les incidents ?

Chez Ontruck, nous travaillons de manière proactive grâce à l'union de deux éléments importants : une technologie alimentée par des algorithmes prédictifs qui nous permet d'anticiper et une équipe de service clientèle disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 en communication directe avec le transporteur. De cette manière, l'entrepôt peut être préparé à temps pour réorganiser la réception de la marchandise en cas d'imprévu.

3. Engager des transporteurs professionnels pour que le processus de livraison de la marchandise soit efficace

Le professionnalisme des chauffeurs est une garantie du bon déroulement de la réception de la marchandise. Leur expérience dans le secteur de la logistique leur permet de fournir un meilleur service au client car ils connaissent les processus habituels, sont familiarisés avec les itinéraires et les caractéristiques des entrepôts ainsi qu’avec la gestion des documents liés à la réception de la marchandise.

Chez Ontruck, nous savons que la qualité de notre service dépend en grande partie de ce point, c'est pourquoi nous veillons à ne sélectionner que les meilleurs transporteurs et à créer une relation très étroite avec eux. Contrairement aux autres entreprises du secteur, les plus de 4 000 transporteurs qui travaillent avec Ontruck peuvent s'organiser comme ils l'entendent, et cette capacité de décision, associée à la technologie, améliore considérablement la planification des itinéraires.

Optimiser la livraison et la réception de la marchandise avec Ontruck

Effectuer la livraison et la réception de la marchandise de manière efficace est cruciale pour le client qui reçoit la marchandise dans son entrepôt, ainsi que pour le transporteur : le retard pris dans une installation peut entraîner une réaction en chaîne sur les arrêts suivants et créer des problèmes dans le service.

Pour cette raison, chez Ontruck, nous nous engageons à faciliter la communication entre le service de transport et l'entrepôt de destination. Si vous souhaitez en savoir plus sur le fonctionnement de notre plateforme d’expédition, nous vous invitons à nous contacter et notre équipe vous la présentera en détail. Nous vous aiderons à faire de la réception de la marchandise dans votre entrepôt un succès !