Cómo lograr un proceso de recepción de mercancías rápido y eficaz

Dominar el proceso de recepción de mercancías es un aspecto clave para que las operaciones fluyan en cualquier almacén. Se trata de un momento delicado que hay que organizar con precisión para que la descarga y comprobación de los palets no se demore en exceso y no se produzcan los temidos cuellos de botella en el almacén. ¿Cómo optimizar la recepción de mercancías para que se produzca de forma rápida y sin errores?

La entrega y recepción de mercancías paso a paso

La recepción de mercancías abarca mucho más que simplemente recoger los palets de los proveedores. El proceso se compone de cuatro grandes áreas de operaciones logísticas que exigen la colaboración de los actores implicados en el transporte y almacenaje:

1. Coordinar la gestión del transporte y de almacén para planificar la recepción de mercancías

Proveer de la información necesaria al transportista es fundamental para que la entrega sea puntual y rápida. Por ejemplo, es de gran importancia que el cliente detalle aspectos como:

• El tipo de vehículo admitido en los muelles de carga.
• La ubicación y características de la instalación de almacenaje.
• Las instrucciones de acceso al recinto y un contacto de referencia si fuera necesario.
• La hora de entrega requerida.
• Requisitos extra para la descarga como la necesidad de que el chófer manipule la mercancía o la tenga que despaletizar.

En la recepción de palets en plataformas logísticas de gestión compleja como Amazon o grandes supermercados, cualquier fallo en este primer paso se puede traducir en costosas penalizaciones para el cargador de la mercancía.

2. Descarga y entrega de la mercancía en los muelles del almacén

Planificar las horas de entrega con cada proveedor por parte del almacén, y cumplirlas por parte de la empresa de transporte soluciona muchas de las incidencias que pueden surgir durante la entrega de palets. Cuanto más estandarizada esté la recepción de mercancías, mejor.

Si el transportista tiene que descargar los palets en la zona de recepción o consolidación, estas deben estar acotadas y señaladas adecuadamente.

3. Comprobación de documentos de recepción de mercancía y control de calidad

Con los palets ya descargados en el almacén, se verifica que el embalaje no ha sufrido daños. Además, se comprueban los palets y el albarán o nota de entrega del transportista para ver si la mercancía es la correcta y si ha llegado en la cantidad acordada. Con todo en orden, ambas partes firmarán el albarán de entrega como prueba de conformidad. No obstante, si se ha producido un error, el responsable del almacén usará la nota de entrega para reclamar al proveedor que lo subsane.

La información del albarán se coteja con el registro de pedidos y se completa la hoja de recepción que, en muchos casos, ya está digitalizada a través de una tarea en el SGA. Se suele incluir el número de pedido, el albarán de entrega, el resultado del control de calidad, y la cantidad recibida, la solicitada y la que está pendiente de llegar (si la hubiera).

4. Etiquetado y colocación de la mercancía en el almacén

Por último, queda gestionar la ubicación de los palets que se han recibido para situarlos en el almacén pero, antes de moverlos, la mercancía debe ser etiquetada y registrada en el sistema para controlar la trazabilidad en la instalación. En almacenes donde se realizan operaciones de cross docking, la alta rotación de la mercancía hace que este punto sea de vital importancia para que ningún palet se extravíe.

Cómo evitar incidencias en la recepción de mercancías

Si bien muchas incidencias son fruto de imprevistos, hay otras que se pueden prevenir de forma proactiva. Destacamos tres aspectos clave partiendo de nuestra experiencia en el sector del transporte:

1. Usa la tecnología para potenciar la comunicación entre transporte y almacén

En la actualidad, el sector logístico está viviendo una transformación digital profunda, aunque todavía queda camino por recorrer. De acuerdo con el informe Future of Supply Chain de Gartner, solo el 24% de las empresas actuales cuentan con una gestión integral digitalizada de sus operaciones logísticas.

En este sentido, muchos de los avances tecnológicos en logística están enfocados en favorecer que la comunicación sea fluida entre los distintos actores de la cadena de suministro porque esto permite prevenir errores y ganar en competitividad.

Si lo aterrizamos a la operativa de la recepción de mercancías, lo ideal es que el cliente pueda incluir toda la información relevante que debe conocer el transportista. En el caso de Ontruck, potenciamos la comunicación mediante tres vías fundamentales:

• La plataforma está preparada para solicitar los detalles clave cuando el cliente solicita un envío de palets.
• Usamos los puntos de interés para trasladar esta información al transportista, que la verá reflejada directamente en la aplicación.
• Si gestionamos las cargas de un cliente con frecuencia, podemos integrar nuestra plataforma con su TMS (Transport Management System).

2. Coordina la recepción de mercancías teniendo en cuenta la trazabilidad en tiempo real de las cargas

La trazabilidad de las mercancías es esencial para tener visibilidad sobre el estado de cada carga, pero contar con el acceso a la información por sí solo no es suficiente para evitar errores en la entrega de mercancías. ¿Cómo usar los datos de trazabilidad para prevenir incidencias?

En Ontruck trabajamos de forma proactiva gracias a la unión de dos elementos importantes: una tecnología potenciada por algoritmos predictivos que nos permite adelantarnos y un equipo de atención al cliente disponible 24/7 en comunicación directa con el transportista. Así, el almacén puede prepararse a tiempo para reorganizar la recepción de mercancías si hay algún imprevisto.

3. Contrata transportistas profesionales para que el proceso de entrega de mercancías sea eficiente

La profesionalidad de los conductores es una garantía para que la recepción de mercancías se realice sin complicaciones. Su experiencia en el sector logístico les permite dar un mejor servicio al cliente porque conocen los procesos habituales, están familiarizados con las rutas y características de los almacenes y con la gestión de documentos ligados a la recepción de mercancías.

En Ontruck sabemos que la calidad de nuestro servicio depende en gran medida de este punto, así que nos aseguramos de seleccionar solo a los mejores transportistas y de crear una relación muy cercana con ellos. A diferencia de otras empresas del sector, los más de 4.000 transportistas que trabajan con Ontruck pueden organizarse como mejor les convenga y esa capacidad de decisión junto con la tecnología mejora enormemente la planificación de las rutas.

Optimiza la entrega y recepción de mercancías con Ontruck

Efectuar la entrega y recepción de mercancías con eficacia no solo es crucial para el cliente que recibe la mercancía en su almacén, sino también para el transportista: el retraso en una instalación puede trasladarse al resto de paradas ocasionando problemas en el servicio.

Por esta razón, en Ontruck apostamos por facilitar la comunicación entre el servicio de transporte y el almacén de destino. Si quieres saber más sobre cómo funciona nuestra plataforma para cargadores, te invitamos a que contactes con nosotros y nuestro equipo te la enseñará en detalle. ¡Te ayudaremos a que la recepción de mercancías en tu almacén sea un éxito!