Expédition de marchandises : processus et stratégies clés pour optimiser les expéditions sortantes

L'expédition des marchandises comprend les processus visant à envoyer les produits commandés par les clients dans les formes et délais convenus. L'organisation correcte de l'expédition des marchandises est la clé des activités de transport et d'entreposage.

L'expédition des marchandises est divisée en processus dont la réalisation a un impact direct sur l'efficacité de la chaîne logistique. Comment améliorer la collaboration entre l'entreposage et le transport ? Quels sont les aspects à surveiller de près pour éviter les incidents, les arrêts et les ruptures de stock ? Nous allons y regarder de plus près.

Expédition de marchandises, analyse de vos processus 

Comme la réception des marchandises, l'expédition des envois est également divisée en phases :

1. Planifier les sorties de marchandises quotidiennement

La planification est essentielle pour organiser les ressources dans l'entrepôt et pour contrôler les délais de préparation des commandes. Dans le cadre de ses fonctions, le responsable d'entrepôt sera chargé de : 

• Vérifier et confirmer les commandes à expédier le jour même. 
• Prioriser les envois et les demander aux transporteurs, en marquant les créneaux horaires pour l’enlèvement.
• Prévoir l'espace nécessaire dans la zone d'expédition pour le stockage temporaire des marchandises. 
• Contrôler la circulation sur les quais de chargement et de déchargement pour éviter les goulots d'étranglement.
• Organiser la disponibilité du personnel et les équipements de manutention pour réaliser les tâches liées à l'expédition des marchandises.

2. Préparer les commandes et les consolider en fonction des expéditions

Une mention spéciale doit être faite de la préparation des commandes en tant qu’étape dans l'expédition des marchandises, car il est essentiel que les produits soient prêts à temps.

À cet égard, l'entrepôt organise le prélèvement et le regroupement des marchandises en tenant compte du destinataire, de la date de livraison et du transporteur assigné. Il est essentiel d'exécuter cette phase dans le bon ordre pour éviter les retards et ne pas surcharger la zone d'expédition des marchandises avec des commandes préparées trop à l’avance.

3. Vérifier la documentation et l'emballage des marchandises

Le conditionnement des marchandises comprend à la fois l'emballage et la vérification de la documentation. Cette phase est très utile pour identifier les défauts et les rectifier avant l'expédition finale des marchandises. Les principaux aspects à vérifier sont les suivants : 

• Le contenu de la commande du client ou la demande d'un autre secteur de l'entreprise (autre entrepôt, magasin, délégation...). Il s'agit ici de vérifier le poids et le volume de l'envoi avant de palettiser et d'étiqueter les marchandises.
• Ordre de prélèvement des opérateurs de l'entrepôt.
• Lettre de voiture qui doit accompagner les marchandises lors de leur envoi.

4. Organiser la zone d'expédition des marchandises

La zone d'expédition de marchandises est la zone annexe aux quais de l'entrepôt et sert de zone de stockage temporaire des commandes. Son emplacement dépend de l'attribution des quais aux différents transporteurs et itinéraires. Une organisation minutieuse de leur emplacement facilite les opérations de chargement et de déchargement et contribue à assurer l'expédition la plus sûre et la plus efficace des palettes.

3 stratégies clés pour une gestion réussie du transport de marchandises

Comment faire en sorte que le lien entre le transport et l'entreposage fonctionne parfaitement ? Les conseils suivants vous aideront à optimiser votre transport de marchandises : 

1. Exécutez une prévision précise de la demande

La prévision de la demande permet de planifier les ressources nécessaires à l'entrepôt et au transport des marchandises. Bien que l'instabilité du secteur rende impossible une prédiction parfaite de l'avenir, les nouveaux systèmes de prévision de la demande logistique basés sur des techniques de Data Science et alimentés par le machine learning effectuent des calculs de plus en plus précis.

Une façon utile d'améliorer la prévision de la demande est d'essayer de raccourcir les lead time ou délai d'approvisionnement afin que la prévision soit plus proche de la réalité. En tout état de cause, en cas d'expédition imprévue de marchandises, il est essentiel de disposer d'un fournisseur capable de gérer rapidement le transport urgent de palettes.

2. Améliorez votre communication avec le prestataire de transport

L'un des principaux défis du transport de marchandises est la communication inefficace entre l'entrepôt et le transporteur. Pour éviter d'encourir des coûts supplémentaires, les deux parties doivent être alignées. Si l'entrepôt planifie les expéditions à l'avance, non seulement il obtiendra des prix plus économiques (en n'ayant pas à recourir aux services urgents), mais un véhicule lui sera également attribué plus tôt et ses opérations seront plus fluides.

Le point différentiel ici est l'utilisation de la technologie pour la gestion du transport, car elle accélère tous les processus liés aux expéditions tels que le calcul des prix, la passation de contrats, l'attribution, le contrôle de la traçabilité et la facturation. Par exemple, avec la plateforme en ligne d'Ontruck, passer un contrat en ligne se fait en une minute et l'expéditeur peut accéder aux données de traçabilité logistique en temps réel. 

3. Coordonnez à l'avance les ressources destinées aux opérations de chargement et de déchargement

Si elles ne disposent pas des ressources nécessaires pour effectuer les opérations de chargement et de déchargement, les entreprises devront contracter ce service au transporteur à l'avance. La plateforme d'Ontruck est adaptée à cette procédure et, en un seul clic, l'expéditeur peut l'indiquer en cliquant lors de la réservation de l’expédition.

Un autre point de friction dans le chargement et le déchargement est l'arrêt des camions à quai. Chez Ontruck, nous disposons d'un système de détection préventive des arrêts, de sorte que nous avertissons l’expéditeur lorsqu'il y a un risque de dépassement du temps d'attente. L'objectif est d'accélérer les opérations et d'éviter des coûts imprévus sur la facture finale.

Accélérez la demande d'expédition et la livraison des marchandises avec nos services de transport

Chez Ontruck, nous misons sur la technologie pour faciliter la gestion de l'expédition de marchandises et travailler de la même façon que l'entrepôt. Si vous voulez voir en direct comment fonctionne notre plateforme, vous pouvez vous inscrire gratuitement ou demander une démo et un spécialiste vous la montrera en détail. Vous verrez non seulement comment contracter une expédition, mais aussi toutes les fonctionnalités supplémentaires gratuites que le service de transport d'Ontruck inclut, comme le rapport analytique ou le tableau de bord de durabilité. Nous vous attendons !