Expedición de mercancías: procesos y estrategias clave para optimizar la salida de envíos

La expedición de mercancías comprende los procesos encaminados a enviar los productos solicitados por los clientes en la forma y tiempo acordados. La correcta organización de la salida de mercancías es clave tanto para la actividad del transporte como para la del almacén.

La expedición de mercancías se divide en procesos cuyo desempeño impacta de lleno en la eficiencia de la cadena logística. ¿Cómo potenciar la colaboración entre almacén y transporte? ¿Qué aspectos vigilar de cerca para evitar incidencias, paralizaciones y roturas de stock? A continuación lo analizamos en profundidad.

Expedición de mercancías, una radiografía de sus procesos 

Al igual que la recepción de mercancías, la expedición de envíos también se divide en fases: 

1. Planificar las salidas de mercancías diariamente

La planificación es fundamental para organizar los recursos en el almacén y controlar los tiempos de preparación de pedidos. El responsable del almacén como parte de sus funciones se encargará de: 

• Verificar y confirmar los pedidos que serán enviados en el día. 
• Priorizar los envíos y solicitarlos a los transportistas marcando las franjas horarias de recogida.
• Prever el espacio que se necesita en la zona de expedición de mercancías para su almacenaje temporal. 
• Controlar el tráfico en los muelles de carga y descarga para que no se produzcan cuellos de botella.
• Organizar la disponibilidad del personal y los equipos de manutención para que ejecuten las tareas ligadas a la expedición de mercancías.

2. Preparar los pedidos y consolidarlos en función de los envíos

Hacemos una mención especial al picking y la preparación de pedidos como parte de la expedición de mercancías, puesto que es imprescindible para que los productos estén listos a tiempo.

En este sentido, el almacén organiza la recogida y consolidación de mercancía teniendo en cuenta el destinatario, la fecha de entrega y el transportista asignado. Es fundamental ejecutar esta fase en el orden correcto para evitar retrasos ni sobrecargar la zona de expedición de mercancías con pedidos anticipados en exceso.

3. Verificar la documentación y embalaje de la mercancía

El acondicionamiento de los productos comprende tanto el embalaje como la verificación de la documentación. Esta fase es muy útil para identificar fallos y subsanarlos antes de que se haga efectiva la expedición de mercancías final. Los principales aspectos que revisar son: 

• El contenido del pedido del cliente o la solicitud desde otra área de la empresa (otro almacén, tienda, delegación…). Aquí se debe revisar el peso y volumen del envío previo al paletizado y etiquetado de la mercancía.
• Orden de picking de los operarios del almacén.
• Albarán que debe acompañar a la mercancía del envío (no confundir con la carta de porte, otro documento de gran relevancia en el transporte y logística).

4. Organizar la zona de expediciones de mercancías

La zona de expedición de mercancías es la anexa a los muelles del almacén y funciona como depósito temporal de los pedidos. Su colocación dependerá de la asignación de muelles a los distintos transportistas y rutas. Organizar con exhaustividad el lugar que deben ocupar facilita las operaciones de carga y descarga y ayuda a garantizar el envío de palets más seguro y eficaz.

3 estrategias clave para gestionar la expedición de mercancías con éxito

¿Cómo hacer que el engranaje funcione a la perfección entre transporte y almacén? Los siguientes consejos te ayudarán a optimizar la expedición de mercancías: 

1. Ejecuta una previsión de la demanda precisa

La previsión de la demanda ayuda a planificar los recursos necesarios tanto en el almacén como en el transporte de mercancías. A pesar de que la inestabilidad del sector hace que sea imposible predecir el futuro a la perfección, los nuevos sistemas de previsión de demanda logística basados en técnicas de Data Science y potenciados por machine learning realizan unos cálculos cada vez más precisos.

Una vía útil para mejorar la previsión de la demanda es acortar los lead times o tiempo de suministro para que la predicción sea más cercana a la realidad. En cualquier caso, para los casos en que surjan expediciones de mercancía imprevistas es esencial contar con un proveedor que sea capaz de gestionar con agilidad el transporte de palets urgente.

2. Potencia la comunicación con el proveedor de transporte

Uno de los principales desafíos en la expedición de mercancías es la comunicación ineficiente entre almacén y transportista. Para no incurrir en costes extras, ambas partes deben estar alineadas. Si desde el almacén se programan los envíos con antelación, no solo conseguirán precios más económicos (al no tener que recurrir a urgencias), sino que también tendrán vehículo asignado antes y una operativa más fluída.

El punto diferencial aquí es el uso de tecnología para la gestión del transporte, pues agiliza todos los procesos ligados a los envíos tales como el cálculo de precio, contratación, asignación, control de trazabilidad y facturación. Por ejemplo, con la plataforma online de Ontruck, la contratación online se completa en un minuto y el cargador puede acceder a los datos de trazabilidad logística en tiempo real. 

3. Coordina los recursos destinados a las operaciones de carga y descarga con antelación

Con el Real Decreto 3/2022, conocido como la Ley de Transporte de 2022, la regulación marca cómo deben realizarse las operaciones de carga y descarga de camiones, entre otros aspectos. Así, estas tareas recaen en manos del cargador por defecto, que deberá destinar los recursos de personal y equipos necesarios para ejecutarlas. De no contar con ellos, tendrá que contratar este servicio al transportista de antemano. En Ontruck ya en 2022 adaptamos nuestra plataforma y el cargador debe indicarlo simplemente con un clic a la hora de contratar el envío. 

Otro punto de fricción en la carga y descarga son las paralizaciones de los camiones a pie de muelle. A partir de una hora de espera, el cargador debe abonar una indemnización al transportista equivalente a dos veces el Iprem (40 euros para 2023). Una correcta alineación entre transportista y cargador evita este coste extra y la generación de demoras en la ruta del vehículo. En Ontruck contamos con un sistema de detección preventiva de paralizaciones, de forma que avisamos al cargador cuando hay riesgo de superar la hora de espera. El objetivo es agilizar la operativa y ahorrar costes inesperados en la factura final.

Agiliza la solicitud de expedición y entrega de las mercancías con nuestros servicios de transporte

En Ontruck apostamos por la tecnología para facilitar la gestión de la expedición de mercancías y operar de forma alineada con el almacén. Si quieres ver en directo cómo funciona nuestra plataforma, puedes registrarte de forma gratuita o solicitar una demo y un especialista te la mostrará en detalle. No solo verás cómo se puede contratar un envío, sino todas las funcionalidades extra gratuitas que incluye el servicio de transporte de Ontruck como el informe de analítica o el panel de sostenibilidad. ¡Te esperamos!