Comment optimiser les appels d’offres

Les appels d'offres sont un instrument clé pour les entreprises qui souhaitent rationaliser leurs coûts d'expédition et mieux répartir leurs opérations sans créer de dépendance. En effet, l'organisation d’appels d'offres permet de choisir parmi plusieurs fournisseurs, d'obtenir des devis compétitifs et de faire intervenir de nouveaux fournisseurs. Cependant, ils exigent aussi beaucoup de temps et d'investissement financier de la part de l'entreprise et du transporteur. Pour les transporteurs, par exemple, il peut en coûter jusqu'à 15 000$ pour répondre à un appel d'offres ou à une soumission. Il n'est pas surprenant de constater que tous les petits expéditeurs locaux n'ont pas la capacité ou les ressources nécessaires pour se plier à un processus aussi complexe. Cette situation est exacerbée par le fait que de nombreux transporteurs ne croient pas non plus en l'objectivité ou en la transparence du processus (car de nombreuses entreprises sont fidèles à leurs fournisseurs en place). Par conséquent, l'appel d'offres agit comme une sorte de filtre qui exclut les petits transporteurs et les petites entreprises, ce qui explique que certains appels d'offres reçoivent peu de réponses. C'est un réel problème pour les entreprises qui cherchent à trouver de nouveaux fournisseurs dans des zones géographiques spécifiques ou à obtenir les meilleurs prix.

Comme les appels d'offres peuvent être complexes et présentent des limites, nous examinerons brièvement les avantages, les inconvénients et la façon dont les responsables des achats peuvent gérer les appels d'offres pour obtenir les meilleurs résultats.

Avantages et inconvénients des appels d'offres pour les expéditeurs

Avantages des appels d’offres

Les appels d'offres permettent aux entreprises de garantir ou de conclure des contrats à prix fixe pour des périodes contractuelles entières, ce qui leur assure une plus grande prévisibilité et minimise leur exposition aux fluctuations des prix du marché. C'est particulièrement important pour les grandes entreprises. Les appels d'offres permettent également aux entreprises d'établir des prix de référence pour les services futurs, même ceux qui peuvent ne pas relever de l'offre actuelle de l'entreprise. Par le biais des appels d'offres, les entreprises peuvent recevoir plusieurs offres de divers fournisseurs et ainsi avoir accès à de nouveaux fournisseurs avec des services améliorés ou des tarifs réduits. Un autre avantage des appels d'offres est qu'ils établissent un processus d'approvisionnement simplifié, en offrant plusieurs fournisseurs pour certains itinéraires, et ils évitent d'avoir à rechercher un nouveau fournisseur chaque fois qu'un transport est nécessaire. Pour les entreprises qui débutent dans les appels d'offres, cela peut contribuer à réduire les coûts puisqu'elles peuvent comparer et choisir parmi plusieurs fournisseurs, et adopter une meilleure planification à long terme. Dans l'ensemble, les appels d'offres éliminent le caractère imprévisible des contrats de transport et préservent les entreprises des coûts du marché spot.

Inconvénients des appels d’offres

Les appels d'offres n'offrent pas que des avantages. En plus de demander un investissement humain et financier important, les appels d'offres débouchent finalement sur des accords contractuels réciproques ou bilatéraux impliquant un engagement sur un volume spécifique de fret avec un certain nombre de fournisseurs. Ces contrats fixes ne sont pas facilement rompus (du moins pas sans entraîner des coûts importants) dans le cas, par exemple, d'une baisse des prix. Cela peut avoir des répercussions potentiellement négatives si l'entreprise qui cherche à expédier des marchandises ne peut pas respecter les volumes initialement prévus dans le contrat. Cette situation pourrait se produire, par exemple, si le volume du fret diminue ou fluctue de façon imprévue. Par ailleurs, l'accent mis sur l'aspect tarifaire de l'appel d'offres - inhérent aux appels d'offres - signifie que les entreprises classent les fournisseurs en fonction de leur compétitivité en matière de coûts à court terme et négligent souvent d'autres éléments importants, comme la fiabilité et les économies à long terme. Si les entreprises sont présentées à un nouveau transporteur dans le cadre de l'appel d'offres, il y a toujours le risque que le partenariat ne soit pas durable.

Comment les entreprises peuvent-elles gérer les appels d'offres pour obtenir les meilleurs résultats ?

Le bon timing

Un bon timing est essentiel pour gérer efficacement les appels d'offres et obtenir la meilleure offre pour votre entreprise. Pour obtenir les meilleurs résultats à long terme, il est essentiel de choisir le bon moment pour lancer des appels d'offres - lorsque le marché est stable et que l'offre de transport est réduite. Inversement, il n'est pas conseillé de négocier des tarifs lorsque le cours du pétrole augmente, par exemple, car les prix seront plus élevés.

Le bon niveau de complexité

Il est très important d'atteindre le bon niveau de complexité lors de la première étape de l'appel d'offres. De nombreux transporteurs répondent à 10 à 20 appels d'offres par mois et disposent donc de ressources limitées pour appréhender la complexité de chacune d'elles. De nombreuses entreprises donnent donc automatiquement un avantage à leurs fournisseurs historiques qui connaissent déjà leurs activités. Afin d'éviter une comparaison inéquitable entre les fournisseurs, les entreprises devraient s'efforcer d'établir une liste de transporteurs intéressés par des opérations spécifiques et leur expliquer leurs besoins opérationnels spécifiques avant de demander des devis.

Qu'en est-il de la demande logistique à court terme qui ne peut être couverte par les appels d'offres ?

L'analyse des données, le suivi et la traçabilité, ainsi que d'autres technologies, continuent d’améliorer la précision des estimations de la demande. Toutefois, il n'en demeure pas moins nécessaire de prendre en compte les pics imprévus de la demande à court terme, qui continueront de poser des défis. Avec la tendance qui va vers de plus en plus de changements de la demande en temps réel, de nombreux secteurs connaissent même une augmentation des fluctuations de la demande. Et si les appels d'offres peuvent couvrir efficacement un volume prévisible, elles perdent de leur efficacité lorsqu'il s'agit de gérer ces augmentations ou changements brusques de la demande. C'est là qu'interviennent les fournisseurs de services spot, qui facturent généralement un supplément de 15 à 30% en plus du tarif habituel.

Ontruck, qui fonctionne comme une alternative flexible aux appels d'offres, fournit aux clients une capacité de tarification spot sans avoir besoin de s'engager sur un volume spécifique de fret. Avec une tarification dynamique et des chargements personnalisables, la technologie d'Ontruck offre aux entreprises la flexibilité dont elles ont besoin pour faire face aux fluctuations à court terme, avec un accès à un tarif spot nettement inférieur à la moyenne, sans frais supplémentaires. En employant des outils de suivi novateurs et, par conséquent, en augmentant l'efficacité et la disponibilité des expéditions, les entreprises peuvent s'adapter rapidement aux aléas du monde digital fluide d'aujourd'hui.

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