Cómo optimizar la gestión de tenders

Los tenders son una herramienta clave para las empresas que desean optimizar el coste y la gestión de su transporte de mercancías. Antes de lanzar un tender, es importante entender en qué consisten exactamente, cuáles son sus ventajas y desventajas, cómo se desarrolla el proceso y qué criterios hay que tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor de transporte.

En qué consisten los tenders de transporte

Los tenders o licitaciones son acuerdos mediante los que un cargador y un transportista fijan precios cerrados bajo una serie de condiciones (a menudo relacionadas con un volumen mínimo de envíos). Se trata de un proceso objetivo y transparente que permite a las empresas reducir sus costes de transporte y acceder a nuevos proveedores con tarifas fijas.

En términos generales, las normas básicas de cualquier proceso de tender son las siguientes:

• Se invita a diversos participantes.
• Se anuncian desde el principio las condiciones del contrato.
• El resultado del proceso de tenders es un contrato con derechos y obligaciones establecidos para ambas partes.

En un mercado cada vez más competitivo, las empresas están sometidas a una gran presión para reducir sus costes operativos y obtener el máximo rendimiento. Por ello, muchos cargadores tratan de optimizar sus flujos de transporte seleccionado a los proveedores que mejor puedan cubrir sus necesidades desde el punto de vista operativo y económico.

Preparar y lanzar un tender requiere una inversión de tiempo y de dinero. Por ello, las empresas deben valorar en cada caso la conveniencia de decantarse por esta opción. De manera general, a las pequeñas empresas con poco volumen y frecuencia de cargas no les compensará, mientras que a las empresas más grandes, que tienen un elevado flujo de cargas, con relativa regularidad, les interesa más tener un contrato con precios fijos.

¿Por qué buscar transportistas a través de un tender?

Una vez se ha determinado que el tender es ventajoso para la empresa y que esta dispone de los recursos necesarios para lanzarlo, los precios fijados por contrato pueden beneficiar mucho a los cargadores, ya que permiten:

1. Identificar a los proveedores que pueden satisfacer de mejor manera con las necesidades operativas y técnicas del cargador.
2. Evaluar el precio de mercado y, de esta forma, poder acceder a las mejores tarifas para una serie de servicios.
3. Ajustar y fijar sus costes de transporte para un período de tiempo determinado.
4. Diversificar el nivel de dependencia de la empresa con respecto a sus transportistas.
5. Descubrir nuevos proveedores con mejores servicios o precios.
6. Disfrutar de una mayor tranquilidad y facilidad de abastecimiento por un periodo de tiempo determinado 一a menudo uno o dos años一, minimizando la vulnerabilidad de la empresa cargadora frente a las fluctuaciones de precios en el mercado o la falta de oferta en momentos determinados.

En definitiva, los tenders permiten acceder a un servicio de mejor calidad, con funcionalidades adicionales y mayor grado de customización del servicio, como por ejemplo una integración TMS o reporting personalizado.

¿Qué criterios deben tener en cuenta los cargadores a la hora de lanzar un tender?

Los procesos de tender constan de varias etapas en las que el cargador evalúa a las empresas de transporte que se presentan y selecciona a aquella o aquellas que más se adecúan a sus necesidades. En una primera etapa, se recopila información de los candidatos a través de formularios RFI, preseleccionando a aquellos que mejor cumplen los criterios del cargador. A continuación, se invita a las empresas preseleccionadas a presentar su oferta para los servicios requeridos (solicitud de presupuesto o RFQ) en una o varias rondas, o incluso mediante subastas. Una vez recibidas las propuestas el cargador selecciona la/s que más le convienen técnica y económicamente y los finalistas pasan a la negociación contractual.

El tender no consiste solamente en recibir presupuestos de un proveedor. Se trata de un proceso complejo, con normas claras y un objetivo definido para garantizar que el proveedor o los proveedores finalmente seleccionados son los que mejor encajan con los criterios operativos, de calidad y económicos del cargador. Por norma general, el proceso suele durar entre uno y tres meses.

El éxito del proceso depende en gran medida de los pasos previos: tener bien definida la cadena de suministro (rutas, volumen, especificaciones de los vehículos), ejecutar adecuadamente la fase de preselección de proveedores y establecer los criterios de selección. Los principales criterios que deben tener en cuenta los cargadores son:

1. Idoneidad del proveedor: determinar si puede hacerse cargo de las rutas deseadas, volúmenes, cargas y si cumple las especificaciones técnicas requeridas.
2. Calidad del servicio: evaluar si ofrece una elevada tasa de puntualidad en la entrega y otros servicios como la trazabilidad de las cargas o la gestión de citas para entregas en plataformas de grandes distribuidores, como Amazon o Carrefour.
3. Tecnología utilizada: conviene que el proveedor proporcione un valor añadido a través del uso de la tecnología, por ejemplo mediante algoritmos de enrutamiento o integraciones TMS para facilitar la gestión del transporte.
4. Duración del contrato: el cargador debe tener claro el tiempo de duración del contrato (a menudo 1 o 2 años), en función de su previsión de necesidades de transporte.
5. Probar nuevos transportistas: los tenders brindan la oportunidad de descubrir y probar a nuevos transportistas que ofrezcan una mejor calidad de servicio. Se les pueden proponer varias cargas de prueba como condición para la adjudicación del contrato.
6. Tipo de flota: es importante definir en los criterios el tipo de flota deseada. Antiguamente, muchas empresas daban preferencia a los proveedores con flotas propias, pero hoy en día una extensa red de transportistas presenta múltiples ventajas, como mayor flexibilidad y disponibilidad de vehículos.
7. Comunicación proactiva, para identificar con antelación posibles incidencias y resolverlas rápidamente.
8. Eficiencia medioambiental: este criterio tiene cada vez más peso, debido a la creciente concienciación de los cargadores con respecto a la necesidad de reducir las emisiones de CO₂.

En caso de duda, es aconsejable probar a los proveedores de transporte con algunos envíos puntuales antes de convocar el tender, para conocer de primera mano su fiabilidad y la calidad de sus servicios.

¿Qué ocurre con las cargas adicionales que no se cubren con los tenders?

Debido a la propia naturaleza del transporte, y aunque cada vez las estimaciones son más precisas gracias al uso de la tecnología, es imposible predecir sin margen de error los volúmenes de cargas que una empresa deberá transportar a lo largo del año. Si en un determinado momento el volumen a transportar supera el máximo fijado en el contrato (y el margen de cortesía que siempre existe entre proveedor y cliente) el cargador deberá recurrir al transporte spot.

La tendencia actual apunta a que estas fluctuaciones se producirán cada vez más a menudo, por lo que las empresas deben estar preparadas para absorber esas cargas, o bien con transporte propio o bien buscando una solución en el mercado. Pero ¿y si el transportista con el que la empresa tiene un contrato también pudiera ofrecer transporte puntual cuando se produzca un incremento en las necesidades? Algunos proveedores como Ontruck, contemplan esta posibilidad gracias a que disponen de una extensa flota o red de transportistas colaboradores. Otra buena solución es la posibilidad de dar cierta flexibilidad a los contratos, o incluso poder negociarlos cuando sea necesario, para adaptarse a dichas fluctuaciones. Una relación cercana entre cargador y transportista es fundamental en un sector donde la demanda es, en muchas ocasiones, impredecible.

Gracias a unos precios dinámicos y una oferta adaptada a las necesidades de cada carga, la tecnología de Ontruck pone a disposición de las empresas la flexibilidad que necesitan para cubrir sus necesidades de transporte con los mejores precios. Nuestra tecnología punta nos permite ofrecer un transporte eficiente, económico y responsable con el medioambiente.