¿Qué es el lead time en logística? Cómo reducirlo y optimizar los tiempos de entrega

El lead time es uno de los conceptos más importantes en la gestión logística y del transporte. ‘Lead time’ hace referencia a tiempo de suministro, de entrega, de ciclo o de abastecimiento y marca el plazo que transcurre desde que se solicita un pedido hasta que este llega al cliente.

La reducción de los tiempos de entrega entre los distintos eslabones de la cadena logística es clave para agilizar el flujo de mercancías y ganar en eficiencia. Pero ¿qué implica el acortamiento de los lead times? ¿Qué papel desempeña el transporte de mercancías en la gestión de los lead times? Profundizamos en estos aspectos a continuación.

Significado de lead time: ¿qué abarca y para qué sirve? Tipos de lead times

Cada empresa adapta la medición y el control de los lead times a la extensión y composición de su propia cadena de suministro. Por tanto, es común encontrar que la definición de los lead time o tiempo de suministro varíe de una compañía a otra e incluso de un departamento a otro.

A menudo esto da lugar al manejo de distintos tipos de lead times, en función del proceso al que hagan referencia. Estos son algunos ejemplos de lead times según la perspectiva que tomemos: 

1. Lead time de aprovisionamiento: es el que manejan los departamentos de compras con los proveedores de la empresa. Está muy ligado a la gestión de inventarios. En compañías industriales es clave controlarlo al máximo para evitar interrupciones en los procesos de fabricación.
2. Lead time de producción: abarca el periodo de tiempo necesario para fabricar un producto. Este lead time tiene un impacto importante en la gestión comercial (en los acuerdos con clientes) y en la gestión de la cadena de suministro (en la organización del transporte y almacenamiento).
3. Lead time comercial: es el lead time que permite a los departamentos de ventas determinar las fechas de entrega de las mercancías a los clientes.
4. Lead time de logística: está en relación directa con el resto de tipos de lead time, ya que para calcular el tiempo de suministro logístico entra en juego el tiempo de producción (para saber cuándo se va a contar con esa mercancía), cuándo se va a recibir en el almacén y el plazo que se necesitará para enviarlo y entregarlo al cliente. 

¿Cómo se calcula el lead time?

Comúnmente se mide en días naturales. Para calcular el lead time o tiempo de entrega se usa la fórmula: 

Lead time = fecha de entrega - fecha de pedido

La fórmula del lead time puede parecer simple, pero oculta tanta complejidad como amplia sea la cadena de suministro porque, para calcular el lead time global, se necesitará tener en cuenta el acumulado entre los lead times de los subprocesos. 

Los tiempos de entrega ganan en precisión cuando se cuenta con un histórico exhaustivo de todos los pedidos a proveedores, ya que estos tienen en cuenta los flujos reales. Especialmente en la actualidad, los tiempos de suministro globales están sufriendo una enorme inestabilidad, algo que está complicando el cálculo preciso de los lead times y está obligando a muchas empresas a contar con planes de contingencia que eviten las temidas roturas de stock. 

¿Por qué reducir el lead time en logística? Ventajas y desafíos

En logística, el lead time o tiempo de entrega está íntimamente relacionado con la calidad del servicio. Si se acortan los lead times, la cadena de suministro ganará en agilidad, con todo lo que conlleva.

Ventajas de reducir el lead time logístico

• Mejora en la calidad del servicio al cliente: reducir los tiempos de entrega o lead time supone que la empresa es capaz de dar servicio al cliente con mayor rapidez y eficacia, ganando así una gran ventaja competitiva.
• Una reducción de inversión dedicada a inventario: la razón de ser de tener stock almacenado es cubrir la diferencia de tiempo que hay entre que el cliente solicita un producto a la empresa y lo que tarda el proveedor en entregarlo. Contar con grandes inventarios acarrea unos costes logísticos mayores, ya que crece la inversión dedicada a mantenerlos almacenados. Con un lead time más corto, se reducen también los stocks necesarios, ya que no haría falta contar con un volumen de stock de seguridad tan grande.
• Una predicción de la demanda más atinada: si los leads times son más cortos, el tiempo que tarda la empresa en poner en manos del cliente un producto también se reduce. La gran ventaja es que la predicción de la demanda se acerca más al momento del consumo, por lo que la empresa gana en precisión a la hora de hacer el demand forecasting.

Cabe destacar que la reducción del inventario también supone un aumento del riesgo de sufrir roturas de stock, y esto es un desafío que presenta el acortamiento de los lead time. En las últimas décadas y sobre todo a raíz de metodologías como Lean logistics o Just-in-time, una de las bases de la optimización de recursos logísticos se centra en la reducción al máximo de los inventarios para contener los costes. 

La incertidumbre actual está generando muchas tensiones al respecto, puesto que las cadenas de suministro globales se están enfrentando a disrupciones nunca vistas. Por tanto, el desafío está en lograr una logística más resiliente dotada de procesos que protejan el equilibrio entre servicio y costes.

Cómo optimizar el lead time o tiempo de entrega en épocas de incertidumbre

Destacamos algunas estrategias clave que permiten reducir los lead time teniendo en cuenta la situación actual del sector:

1. Medir con precisión los distintos tipos de lead time y analizar a fondo los datos

El primer paso para mejorar cualquier indicador logístico es medirlo y analizarlo con datos precisos. En el caso del lead time, es crucial dividirlo en parcelas más acotadas y definir cada subproceso. De esta forma, se logrará detectar los puntos de mejora y las tareas u operaciones que más están lastrando más el tiempo de suministro. 

Llegados a este punto es imprescindible contar con herramientas que doten de mayor visibilidad a la empresa y que permitan realizar una trazabilidad de los procesos logísticos más completa.

En el caso de Ontruck, el informe de Analítica es una solución clave para poder optimizar la logística con decisiones basadas en datos. No solo proporciona datos sobre la calidad de nuestros servicios de transporte y de los tiempos de entrega, sino que también da acceso a los tiempos de retraso que se han registrado en cada almacén de recogida y de entrega. Con esta información ampliada, es posible tener una radiografía al detalle de los flujos de mercancía para saber dónde está fallando la expedición o recepción de mercancías para poder trabajar en su mejora.

2. Aprovechar la tecnología para reducir el lead time ligado a la gestión operativa 

Todas las tareas relacionadas con trámites y gestiones suelen alargar los lead time, especialmente cuando se realizan con métodos tradicionales. En las empresas logísticas todavía hay mucho papel sobre las mesas de trabajo, aunque es algo que está cambiando con la llegada de nuevas tecnologías fáciles de implantar y utilizar.

La automatización de tareas como la consulta de precios de transporte, la gestión documental de albaranes, la contratación de los envíos o el seguimiento de la mercancía son fundamentales para acelerar la gestión del transporte. 

3. Estrechar la colaboración con los proveedores para evitar desviaciones en los tiempos de entrega

Especialmente en el transporte de mercancías por carretera, el precio ha sido la variable más destacada en la negociación de acuerdos o tenders. No obstante, la subida imparable de los precios del carburante ha puesto sobre la mesa la necesidad de una mayor flexibilidad en los acuerdos entre proveedores.

Reducir el lead time del transporte supone asegurar el servicio y para ello es imprescindible que los acuerdos tengan en cuenta precios ajustados a la realidad del sector para limitar el riesgo de fallos. Elegir la operativa adecuada, ya sea grupaje tradicional o transporte puerta a puerta de palets, es también una medida que ayuda a acortar los lead time al evitar incidencias.

Por otro lado, otra medida indispensable hoy en día es la diversificación de proveedores, de forma que si el habitual falla o no tiene capacidad, se cuente con una solución alternativa que solvente la demanda extra de transporte de palets, a menudo urgente. En estos casos, es común acudir a bolsas de carga que tampoco garantizan el servicio y alargan las gestiones.

Ontruck, tu aliado para acelerar el lead time logístico

Gracias a la última tecnología logística, Ontruck es capaz de agilizar todos los trámites ligados a la gestión del transporte. En un sector en el que todavía se usa sobre todo el email y teléfono, hemos digitalizado todos los procesos para que reservar el transporte de mercancías no lleve más de un minuto.

De esta forma, logramos garantizar el servicio de transporte, entregar más rápido las mercancías y facilitar los trámites tanto a cargadores como a transportistas. En consecuencia, permitimos a las empresas que trabajan con nosotros acortar sus lead times de transporte. ¿Te gustaría ver en detalle cómo conseguirlo? Puedes solicitar una demo personalizada aquí para que uno de nuestros especialistas te muestre la plataforma sin ningún tipo de compromiso.