Comment optimiser la gestion d’appels d'offres de transport routier

Les appels d'offres sont un outil essentiel pour les entreprises qui souhaitent optimiser la gestion et leur budget du transport de marchandises. Avant de lancer un appel d'offre, il est important de comprendre exactement ce que c’est, quels sont les avantages et les inconvénients, comment convoquer un appel d’offre et quels sont les critères à prendre en compte pour bien choisir son prestataire de transport.

Bien comprendre ce que c’est un appel d'offre de transport

Les appels d'offres sont des contrats par lesquels un expéditeur et un transporteur déterminent des prix fixes pour le transport routier de marchandises sous certaines conditions (souvent liées à un volume minimum de chargements). Cet outil est objectif et transparent et permet aux expéditeurs de réduire les coûts de transport et d'avoir accès à de nouveaux fournisseurs à des tarifs fixes.

En général, les conditions de base de tout appel d'offre de transport sont les suivantes :

• Différents participants sont invités à candidater.
• Les conditions du contrat sont annoncées à l’avance.
• Le résultat de la procédure d'appel d'offre est la signature d’un contrat avec des droits et des obligations pour les deux parties.

Dans un marché avec de plus en plus de concurrence, les entreprises subissent une grande pression pour réduire les coûts d'exploitation et maximiser leurs résultats. Par conséquent, de nombreux expéditeurs cherchent à optimiser leurs flux de transport en choisissant les fournisseurs qui répondent à leurs besoins d'un point de vue opérationnel et économique.

L’organisation d'un appel d'offres exige un investissement en temps et en argent. Pour cette raison, on conseille aux entreprises d’évaluer dans chaque situation s'il leur convient d'opter pour cette option. En général, pour les petites entreprises dont le volume et la fréquence d’expéditions est faible, l’appel d’offre n’est pas aussi intéressant. En revanche,les grandes entreprises à haut flux de chargements sur une base régulière seront mieux loties avec un contrat à prix fixe.

Pourquoi chercher des transporteurs par le biais d'un appel d'offres ?

Une fois que l’intérêt de l'appel d'offre a été déterminé et que les ressources nécessaires ont été allouées pour le convoquer, le fait de fixer les prix peut être très avantageux pour les expéditeurs, car cela permet de :  

1. Identifier les fournisseurs qui répondent aux besoins opérationnels et techniques de l'expéditeur.
2. Évaluer le prix de marché afin d’accéder aux meilleurs tarifs pour certains services.
3. Fixer et estimer les coûts de transport pour une période déterminée.
4. Diversifier la dépendance de l’expéditeur vis-à-vis de ses transporteurs.
5. Découvrir de nouveaux fournisseurs qui peuvent parfois offrir de meilleurs services ou prix.
6. Bénéficier d'une plus grande tranquillité d'esprit et d'une certaine aisance pour l’approvisionnement pendant la durée du contrat (souvent un ou deux ans). Cela réduit la vulnérabilité de l'expéditeur par rapport aux fluctuations de prix sur le marché spot ou au manque de disponibilité de véhicules.

En général, les appels d'offres permettent d'accéder à un service de meilleure qualité et plus personnalisé, avec des fonctionnalités supplémentaires comme l'intégration de TMS ou des bilans spécifiques.  

Expéditeurs : quels critères considérer pour lancer un appel d'offres ?

Un appel d'offre comporte plusieurs étapes au cours desquelles l’expéditeur évalue les entreprises de transport qui ont répondu et sélectionne celle ou celles qui répondent le mieux à ses besoins. Dans un premier temps, les informations des candidats sont collectées par le biais de formulaires de demande d'informations (RFI en anglais), afin de présélectionner ceux qui répondent le mieux aux critères établis. Les fournisseurs sélectionnés sont ensuite invités à déposer leur offre pour les services requis (demande de devis ou RFQ) en un ou plusieurs tours, ou parfois même par le biais d'enchères. Une fois les propositions reçues, l’expéditeur choisira le(s) fournisseur(s) qui lui convient le mieux par rapport aux caractéristiques techniques et économiques de leur candidature, et les finalistes pourront négocier un contrat.

L'appel d'offres ne consiste pas seulement à recevoir des devis d'un fournisseur. Il s'agit d'un processus complexe avec des conditions transparentes afin de garantir que le(s) fournisseur(s) sélectionné(s) répondent aux critères opérationnels, qualitatifs et économiques de l’expéditeur. Souvent, le déroulement d’un appel d’offre peut prendre entre un et trois mois.

Le succès d’un appel d’offre de transport routier dépend plutôt des étapes préalables : avoir bien défini la chaîne d'approvisionnement (itinéraires, volume de marchandises à transporter, spécifications des véhicules, etc.), exécuter correctement la phase de présélection des fournisseurs et établir les critères de sélection. En cas de doute, il est conseillé de prendre en compte ces critères :

1. Adéquation du fournisseur : déterminer s'il est en mesure de couvrir les itinéraires, prendre en charge les volumes souhaités et vérifier s'il répond aux spécifications techniques particulières.
2. Qualité du service : évaluer s'il propose un haut taux de ponctualité, une  traçabilité intégrale de la collecte à la livraison ou la gestion de rendez-vous pour les livrer aux plateformes logistiques des grands distributeurs, comme Amazon ou Carrefour.
3. Technologie utilisée : le fournisseur peut apporter une valeur ajoutée grâce à l'utilisation de la technologie, par exemple des algorithmes de routage ou des intégrations TMS pour faciliter la gestion du transport.
4. Durée du contrat : l’expéditeur qui organise l’appel d’offre doit être clair sur la durée du contrat (souvent 1 ou 2 ans) en fonction de sa prévision de besoins de transport.
5. Tester de nouveaux transporteurs : les appels d'offres permettent de découvrir et de tester de nouveaux transporteurs offrant une meilleure qualité de service. L’expéditeur peut inclure quelques mois ou chargements de test comme condition dans l’appel d’offres.
6. Type de flotte : il est important de définir dans les critères du type de flotte souhaitée. Par le passé, de nombreuses entreprises préféraient les fournisseurs ayant leur propre flotte, mais à présent, un vaste réseau de transporteurs comporte de nombreux avantages, tels qu'une plus grande flexibilité et disponibilité des véhicules.
7. Une communication proactive, afin d’identifier à l'avance les éventuels problèmes et incidents et les résoudre rapidement.
8. Efficacité environnementale : ce critère est de plus en plus important, grâce à la sensibilisation croissante des expéditeurs par rapport aux émissions de CO₂ et leur empreinte carbone.

Si vous avez encore des doutes, une bonne pratique est de tester les prestataires de transport avec quelques expéditions ponctuelles avant de lancer un appel d'offres. Cela vous permettra de vous faire une idée sur leur fiabilité et la qualité de leurs services.

Qu’en est-il des chargements additionnels qui ne sont pas inclus dans l’appel d'offres ?

En raison de la nature même du transport et bien que les prévisions soient de plus en plus précises grâce à la technologie, il est impossible de prévoir sans marge d'erreur les volumes de marchandises qu'une entreprise devra transporter tout au long de l'année. Si, à un moment donné, le volume à transporter dépasse le maximum fixé dans l’appel d’offre (et la marge de courtoisie qui existe toujours), l’expéditeur doit faire recours au marché spot.

La tendance actuelle laisse penser que ces fluctuations dans les volumes seront de plus en plus prononcées les années à venir. Par conséquent, les entreprises doivent être prêtes à absorber ces chargements, soit avec leur propre transport, soit en cherchant une solution sur le marché spot. Mais que se passerait-il si le prestataire avec lequel l’expéditeur a signé un appel d’offre pouvait également prendre en charge le transport ponctuel en cas d'augmentation des besoins ? Certains commissionnaires de transport, comme Ontruck, peuvent le faire carils disposent d'une vaste flotte ou d'un réseau de transporteurs partenaires. Une autre solution serait de convenir d'une certaine flexibilité dans l’appel d’offre, voire de pouvoir la renégocier si nécessaire, afin de l'adapter à ces fluctuations. Une relation étroite entre expéditeur et transporteur est essentielle dans un secteur où la demande est souvent imprévisible.

Grâce à notre système de tarification dynamique et à notre offre de services adaptés aux besoins de chaque expédition, Ontruck offre aux entreprises la flexibilité nécessaire pour répondre à leurs besoins de transport aux meilleurs prix. Notre technologie de pointe nous permet d'offrir un transport efficace, économique et respectueux de l'environnement.

Si vous considérez la possibilité de lancer un appel d'offre de transport routier et que vous souhaitez compter avec des prestataires comme Ontruck parmi vos candidats, n'hésitez pas à nous contacter.