Por qué solicitar una integración de Sistemas de Gestión de Transportes (TMS)

Las empresas que necesitan transportar múltiples cargas con frecuencia pueden integrar sus TMS con el sistema interno de su proveedor de transporte para agilizar y simplificar el proceso logístico. Las integraciones de TMS presentan múltiples ventajas y ayudan a mejorar la experiencia de transporte. ¡En Ontruck, nos encargamos de todo el proceso!

En Ontruck, ofrecemos a nuestros clientes dos opciones para gestionar sus presupuestos, órdenes de pedido, envíos, facturas, etc.:

1. A través de nuestra página web para cargadores, desde la que los clientes pueden solicitar presupuestos, hacer pedidos, coordinar recogidas y entregas de cargas y encontrar todos sus albaranes digitales y facturas. Es la opción que mejor se adapta a la mayoría de los clientes.
2. Mediante la integración del TMS de la empresa con nuestro sistema interno para gestionar con más facilidad un alto volumen de envíos y cargas. Esto significa, que los clientes que a menudo tienen un elevado volumen de cargas y prefieren no tener que gestionarlas en dos sistemas (el propio y el del proveedor de transporte) pueden hacer todo directamente desde su sistema de gestión de transporte.

El sistema de gestión de transportes (TMS)

Un sistema de gestión de transportes o TMS por sus siglas en inglés (Transport Management System) es un software que ayuda a las empresas a gestionar sus operaciones logísticas y de transporte. Al conectar a todos los integrantes del ecosistema logístico, este tipo de sistemas simplifican las fases de los procesos de la cadena de suministro y las unifican en una sola herramienta.

En pocas palabras, una integración es la conexión de los sistemas del transportista con los del cargador para que el proceso de hacer pedidos y la gestión de documentos (facturas, albaranes, etc.) sea aún más fácil y rápida.

Para empresas con un volumen de cargas reducido o medio, nuestra página web es la mejor solución para gestionar sus pedidos, pero ¿qué ocurre con los cargadores que necesitan transportar múltiples cargas con frecuencia? En estos casos, la integración de su TMS con el de Ontruck es la mejor opción para agilizar y simplificar todo el proceso. Además, este tipo de cargadores a menudo ya cuentan con un sistema TMS, que les da una mejor visibilidad del proceso de transporte y una mayor eficiencia operativa.

¿Qué ventajas presentan las integraciones de TMS?

Las integraciones con el TMS del cliente tienen múltiples ventajas, como por ejemplo:

• Mejor calidad del servicio. Gracias a la integración TMS, se evitan ciertos errores que pueden cometerse como consecuencia de la gestión manual de pedidos. Además, permiten automatizar ciertas cargas para que siempre tengan determinados horarios o cumplan requisitos específicos.
• Optimización de los costes. Por el mismo motivo que en el caso anterior, evitar la gestión manual ahorra tiempo y dinero. Un proceso con menos errores contribuye a reducir los costes de transporte.
• Mayor visibilidad y control en la proyección del presupuesto de transporte. Un programa de gestión del transporte permite tener una mayor visibilidad del proceso en su conjunto: previsión de cargas, pedidos, facturación, etc.
• Visión de conjunto del proceso de transporte, incluyendo recogidas, entregas y posibles imprevistos, de manera que se pueda encontrar una solución rápidamente.
• Informes sobre los envíos: con la integración TMS, las empresas podrán encontrar en su propio sistema datos e informes sobre sus envíos, como por ejemplo la tasa de puntualidad, el número de incidentes, la trazabilidad, etc.
• Gestión de documentos aún más sencilla.

El proceso de integración de TMS con Ontruck

En Ontruck, ofrecemos a nuestros clientes la posibilidad de integrar su TMS con nuestro sistema interno de gestión de pedidos. Un cliente con un volumen considerable de cargas puede solicitar a nuestro equipo de ventas la integración con su TMS para aumentar el número de cargas que nos asigna simplificando al mismo tiempo la gestión de envíos. La integración TMS también puede ser un requisito acordado en una licitación de servicios de transporte o tender.

Ofrecemos a nuestros clientes la posibilidad de integrar sus TMS abiertos o no propietarios, como Transporeon o BluJay. La integración que ofrecemos puede realizarse de varias maneras:

• Integración vía EDI (Electronic Data Interchange): se produce un intercambio de ficheros FTP (File Transport Protocol) entre el equipo técnico de Ontruck y el del cliente. Este sistema nos permite leer y escribir archivos de texto enteros en una ubicación diferente a la nuestra.
• Integración vía API: se produce un intercambio de información estructurado en mensajes.

En Ontruck, el proceso de integración de TMS se divide en las siguientes fases:

1. El equipo de Ventas identifica la posibilidad de crear una integración de TMS con un cliente.
2. El equipo tecnológico realiza un exhaustivo análisis del proyecto de integración. Evalúa el TMS del cliente, el coste interno de la integración (costes para Ontruck, como la instalación y mantenimiento, las horas de trabajo de nuestro equipo tecnológico, etc.) y plazo estimado para que sea una realidad.
3. Se le comunica al cliente y se procede a firmar un acuerdo informal de integración.
4. El equipo tecnológico se pone manos a la obra con la integración, personalizando los parámetros y funcionalidades que se hayan acordado con cada cliente. Una vez esté lista la integración de TMS:
5. Se realiza un primer mapeado del flujo de cargas del cliente, teniendo en cuenta la previsión del primer mes.
6. Ese primer mapeado manual se automatiza para los siguientes meses.
7. Pasados 6 meses, se realiza una evaluación integral para comprobar si hay que retocar algún ajuste.

Nuestro servicio de integraciones es muy completo, ya que además de la asistencia técnica y del mantenimiento y seguimiento mensual, hacemos una revisión periódica cada 6 meses para reajustar los parámetros necesarios de manera que la integración siempre funcione correctamente.

Así, clientes como Gallina Blanca o Affinity se benefician de las ventajas de la integración de TMS y optimizan la gestión de su proceso logístico gracias a funcionalidades como la programación automática, la planificación de rutas o la gestión de documentos.

Nuestra integración se personaliza para ajustarse a las necesidades de cada cliente. En cada caso, nuestro equipo tecnológico configurará los módulos que haya solicitado el cliente para que pueda verlos en su propio TMS. Algunos de los módulos que podemos configurar son: creación de órdenes de pedido, gestión de citas, actualización de estado, GPS en tiempo real, informe sobre incidentes, albaranes digitales (POD), etc.

Si tú también utilizas un TMS abierto y deseas integrarlo con nuestro sistema de gestión de pedidos, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de Ventas. Si aún no eres cliente de Ontruck, rellena el formulario que encontrarás en esta página y estaremos encantados de atenderte.