¿Cómo abordar el reto de aplicar la metodología Lean logistics hoy?

La metodología Lean logistics es una forma de gestionar y organizar las operaciones logísticas que prima la eficiencia. Se centra en detectar y suprimir los procesos que no suman valor a la cadena de suministro con el objetivo final de reducir los costes y dotar de mayor agilidad a los flujos de mercancías.

La metodología Lean logistics es una derivación del originario método Lean manufacturing, que fue ideado por el japonés Taiichi Ohno en la empresa Toyota. El término ‘Lean’ lleva años protagonizando cursos y conferencias en el sector logístico porque, al fin y al cabo, defiende la máxima de “lograr hacer más con menos” y pone foco en la optimización y en el ahorro.

Esta filosofía ha ganado importancia en los últimos años debido a las dificultades que tienen los profesionales logísticos para contener el aumento de los costes, a raíz de los desequilibrios creados por la pandemia. ¿Cómo afrontar el desafío de aplicar la metodología Lean logistics en el contexto actual? Lo analizamos a continuación.

La base de la metodología Lean logistics: 5 etapas clave

Lograr la máxima eficiencia pasa por detectar y eliminar las tareas que no añaden valor al funcionamiento de la cadena logística. La metodología Lean logistics se basa en cinco etapas clave: 

1. Detectar los procesos que suponen una fuga de tiempo y de recursos

El punto de partida consiste en dividir cada uno de los grandes procesos en tareas concretas. Para ello, en Lean manufacturing se usan herramientas como los mapas de flujos (Value stream map). Por ejemplo, se puede tomar la recepción de mercancías en el almacén y desgranar las fases que la componen y, a su vez, analizar cada subproceso.

2. Encontrar oportunidades de mejora en los procesos menos eficientes

Es habitual que las ineficiencias en logística equivalgan a pérdidas de tiempo. Por ejemplo, una coordinación deficiente entre proveedor de transporte y cliente o entre almacenes puede generar largas esperas en la carga y descarga, con las multas y retrasos que ello acarrea.

3. Diseñar un nuevo flujo de trabajo que solvente el fallo detectado

Con las fugas de tiempo ya identificadas, hay que poner en marcha un plan de acción para eliminar las tareas innecesarias. Esto puede acarrear cambios organizativos, pero también la selección de nuevos proveedores que se alineen con una operativa más flexible y optimizada.

También la tecnología es una gran aliada de la metodología Lean logistics al agilizar tareas administrativas como, por ejemplo, la cotización de envíos, la contratación del transporte o el seguimiento de los envíos en el caso del transporte.

4. Documentar los nuevos procesos para no perder el norte

Tanto si se produce un cambio de proveedor como si se instaura un nuevo proceso, es imprescindible formar al equipo para que pueda aplicar los cambios en su día a día, y se pueda monitorizar su impacto.

¿Cómo aplicar la metodología Lean logistics en el transporte de mercancías y la gestión logística?

La metodología Lean logistics gira en torno a ciertas áreas donde se concentran más desperdicio de recursos:

1. Movimientos innecesarios en el transporte de mercancías

Estos movimientos de mercancía se generan cuando no se optimizan las rutas en el transporte, la mercancía pasa por distintos hubs logísticos de forma innecesaria o cuando la ubicación de productos en el almacén no está organizada en función de la rotación de los productos.

¿Cómo resolverlo con el enfoque de Lean logistics?

• Optimizar la planificación de rutas en el transporte: es cierto que si cuentas con un proveedor externo, esta tarea recae en sus manos, pero si a su vez aplica la metodología Lean logistics, la ganancia en eficiencia se traducirá en tarifas más competitivas y en un servicio más flexible y adaptado.
• Replantear el diseño o reorganización del almacén para evitar un exceso de viajes en el picking o automatizar el desplazamiento de cargas.

2. Errores y fallos en los procesos que generan repeticiones

Una de las características que distinguen a las empresas con mejores resultados es que aciertan a la primera, es decir, son muy eficaces y no necesitan repetir procesos o tareas. Por ello, pueden ofrecer un nivel de calidad excepcional a un precio adecuado: no siempre mayor coste equivale a mejor servicio.

¿Cómo solventar los errores con el enfoque de Lean logistics?

• Controlar los flujos de mercancías: tener visibilidad sobre el rendimiento de los proveedores de transporte ayuda a evaluar su desempeño.
• Tener siempre un plan B: tanto si un proveedor falla, como si se pierde la mercancía y es necesario enviarla de nuevo, es muy útil contar con una solución para el transporte urgente de palets que pueda paliar el problema con rapidez.

3. Retrasos o tiempos de espera excesivos

La metodología Lean logistics parte de definir el tiempo estándar que ha de dedicarse a cada tarea y el tiempo que ha requerido realmente ejecutarla. Si este segundo es mayor, la diferencia entre ambos determina el coste extra que ha supuesto el hecho de tardar más en completar la tarea.

El punto más importante aquí es encontrar las causas que ha llevado a extenderse realizando la tarea. Las más comunes son incidencias, procesos lentos o proveedores que no ofrecen el servicio de calidad requerido y que, por ejemplo, retrasan la llegada de mercancía.

¿Cómo ahorrar tiempo con la perspectiva Lean?

• Detectar las incidencias a tiempo: siempre va a haber un porcentaje de imprevistos, pero ir un paso por delante es muy efectivo para tratar de poner remedio de antemano y evitar que la incidencia llegue a ocurrir. En el caso de Ontruck, contamos con un sistema tecnológico capaz de detectar la ubicación de cada transportista y alertar cuando haya riesgo de retraso. De esta forma, el equipo de operaciones se pone en contacto con el transportista para evaluar soluciones y así poder informar directamente al cliente.
• Analizar el desempeño de los almacenes en la cadena logística: a veces los retrasos y esperas se deben a una coordinación deficiente entre almacenes y transportistas. En este contexto, la analítica de datos es de gran ayuda para identificar estos puntos como parte de la metodología Lean logistics.

4. Producción y tenencia de sobrestock

En la época previa a la pandemia, la metodología Lean logistics favorecía organizar la producción siguiendo el método pull (tirar) frente a push (empujar). Esto es así porque la gestión pull limita al máximo el inventario almacenado: primero se registran las ventas y después se organiza toda la cadena logística para responder a esa demanda con agilidad.

El ahorro se produce al no necesitar material almacenado, a diferencia de la gestión push, que busca alcanzar economías de escala al producir masivamente, aunque ello resulte en mayores inventarios más costosos de mantener.

¿Cómo afrontarlo desde una perspectiva de Lean logistics?

• Reforzar la colaboración con los proveedores: esto se puede lograr al potenciar la integración tecnológica con ellos (por ejemplo, entre los TMS y su propio sistema) y acercar los métodos de trabajo para ganar tiempo en la gestión diaria.
• Reducir los lead time o tiempos de ciclo en las operaciones: de esta forma, cuánto menos se tarde en responder a la demanda, más precisas serán las previsiones. La agilidad es uno de los principios fundamentales de la metodología Lean logistics.
• No cesar en la búsqueda de nuevos colaboradores y tecnología: estar abiertos a trabajar con colaboradores nuevos diversifica los riesgos y prepara la logística ante la incertidumbre. La tecnología sirve además para ganar tiempo y no dedicarlo a tareas que se pueden automatizar con facilidad.

Lean logistics, la eficiencia por bandera

La volatilidad actual obliga a los profesionales logísticos a adaptarse continuamente. En este contexto, la búsqueda de proveedores flexibles y ágiles son fundamentales para impulsar la metodología Lean logistics, y lograr procesos más eficientes y óptimos.

Si quieres conocer cómo aplicamos el enfoque Lean en Ontruck y cómo podríamos ayudarte a mejorar el rendimiento del transporte de mercancías en tu empresa, te animamos a que contactes con nosotros. Uno de nuestros especialistas analizará tu operativa y te propondrá vías para colaborar y potenciar tu desempeño logístico.