5 lecciones que nos ha dejado la pandemia

El 2020 ha sido un año inesperado y desafiante, pero también ha sido un momento para avanzar, mejorar y en definitiva aprender. Prácticamente todos los sectores y actividades se han visto afectados por las medidas restrictivas, la crisis y la incertidumbre y han tenido que saber adaptarse. El sector del transporte de mercancías y la industria logística no han sido una excepción y por eso es importante aprender de las lecciones que nos ha dejado la pandemia.

¿Qué ocurre cuando no estamos preparados?

En marzo de 2020, hace ya un año, el mundo en el que vivíamos cambió de la noche a la mañana. En España, en el sector de la logística, muchas empresas de transporte tuvieron que interrumpir su actividad. Se vivía una situación sin precedentes en la que el trabajo presencial no tenía cabida, al menos durante las primeras semanas.

Muchos proveedores de transporte y empresas de gestión de flotas funcionaban de manera tradicional, con almacenes físicos, ordenadores de mesa y teléfonos fijos. Los transportistas podían seguir trabajando, pero al tener paralizada la gestión de órdenes de pedidos y envíos, la coordinación de flotas y la parte administrativa, numerosas empresas de transporte tuvieron que interrumpir totalmente su servicio.

Por otra parte, reinaba una gran incertidumbre: nadie sabía cuánto iban a durar las medidas adoptadas por el gobierno, había picos inesperados en el consumo de ciertos productos y no se podía prever cómo se iban a desarrollar los siguientes meses, paralizando la puesta en marcha de medidas o inversión (para adquirir ordenadores portátiles, móviles, etc.).

Pero un año después, vemos que ese periodo también nos sirvió para aprender y estas son algunas de las lecciones que nos ha dejado la pandemia:

Lección n.º 1: La importancia de la digitalización

Para quienes aún no lo tenían claro, la digitalización de las empresas es fundamental en el contexto en el que vivimos. Ya era importante antes de la pandemia, por la globalización de los intercambios, pero desde marzo de 2020 se ha convertido en una cuestión de supervivencia.

Con la suspensión de las actividades profesionales presenciales no esenciales al comienzo de la crisis sanitaria, quedó patente que el camino a seguir es la digitalización que da acceso a la adaptabilidad y la flexibilidad. Muchas empresas tuvieron que interrumpir su trabajo y poner a la plantilla en ERTE, no porque no tuvieran clientes o porque fueran actividades que solo pueden desarrollarse presencialmente, como un farmacéutico o un camarero, sino por no haber estado digitalizadas y preparadas para trabajar en remoto.

Además, la digitalización no es solo una herramienta de supervivencia, sino de optimización y productividad; su utilidad va mucho más allá, pues permite optimizar el proceso logístico, vincular actores y operaciones de la cadena, hacer un mejor seguimiento de todas las fases del transporte y resolver imprevistos de manera más eficiente. La gestión de la documentación, facturas, y transacciones de pago digitales también agiliza y simplifica enormemente el proceso. La digitalización es una herramienta de productividad. Actualmente, aún hay empresas en el mundo del transporte que funcionan con pagarés o cheques ralentizando el pago de los servicios y el pago a los transportistas. Esto es algo que podemos cambiar.

Por último, hemos visto un aumento de más de 30% en el volumen de transacciones en e-commerce que repercuten en las mercancías transportadas. Sería imposible gestionar de manera eficiente ese volumen sin la tecnología adecuada y una red amplia de colaboradores. La tecnología y la gestión digitalizada permiten relacionarse con los clientes y colaboradores en cualquier momento para adaptarse y reaccionar rápidamente y abarcar volúmenes importantes sin que se deteriore la calidad del servicio. Las dos primeras semanas de marzo de 2020, el volumen de mercancías transportadas se triplicó de un día para otro con el anuncio de las medidas de confinamiento. Gracias a la digitalización y la tecnología se pudo gestionar ese pico.

Lección n.º 2: La necesidad de un transporte flexible

El método tradicional de planificación del transporte de mercancías se ha quedado obsoleto. Hace diez años, bastaba con un papel y un bolígrafo o, en el mejor de los casos, una hoja de Excel, pero hoy en día eso no es suficiente.

En la situación en la que vivimos, ya no se puede crear una planificación a principio de mes y confiar en que apenas habrá modificaciones según pasen los días. En la actualidad, y más con la pandemia, es necesario ser flexibles y organizarse de otra manera que nos permita adaptarnos a los cambios constantemente y rápidamente. Un claro ejemplo son las medidas sanitarias y las restricciones, que con sus constantes cambios afectan directamente al comercio y al transporte.

Una rápida capacidad de reacción es fundamental para absorber las fluctuaciones en la demanda. Algunas empresas responden con grandes flotas propias, sin embargo puede ser un arma de doble filo, porque tener una gran flota propia permite responder rápidamente a los picos de demanda, pero cuando la demanda cae hay que poder mantener a toda la flota. Por ello, en este contexto, la solución ideal es contar con una gran red de transportistas colaboradores, para poder absorber las fluctuaciones de la demanda de la manera más eficiente.

Lección n.º 3: Lidiar con la situación juntos

Una importante lección que nos ha dejado esta pandemia es la necesidad de solidaridad y de trabajar juntos. Esto es aplicable al sector logístico y a todos los actores que intervienen en la cadena de suministro. Si todos colaboran, adquirirán una mayor capacidad de reacción que beneficiará a todos los actores.

Cuando surge un problema en uno de los eslabones, si cada elemento actúa de manera independiente y sin tener en cuenta a los demás, se producirá un corte abrupto que afectará a toda la cadena de suministro. Por el contrario, si todos los elementos están integrados y colaboran, se puede limitar el impacto del mismo problema, proporcionando información en tiempo real y contribuyendo a encontrar una solución que evite la interrupción del suministro.

De ahí la importancia de las integraciones, por ejemplo. Si una empresa tiene su TMS integrado con el sistema interno de la empresa de transportes, se reduce considerablemente el margen de error. Lo mismo ocurre con los programas para integrar la gestión de los almacenes, que permiten resolver rápidamente imprevistos como que, de pronto, haga falta más capacidad de almacenamiento o cambiar el tipo de flota para el transporte.

Lección n.º 4: Podemos y debemos ser más sostenibles

La pandemia nos ha demostrado hasta qué punto nuestras acciones impactan en el medioambiente y nuestra capacidad para reducir visiblemente la contaminación de las grandes ciudades. Esto ha sido una demostración en la vida real de que nuestras acciones conjuntas pueden tener efecto.

Todos hemos contemplado con asombro imágenes con cielos limpios y transparentes; las nubes de contaminación suspendidas sobre grandes ciudades como Madrid o Barcelona desaparecieron casi por completo durante el confinamiento.

Esto debe servir como motivación para que nuestra sociedad aproveche el cambio de paradigmas y adopte hábitos más sostenibles. Debemos aunar esfuerzos para mitigar el impacto del calentamiento global y buscar alternativas sostenibles en todos los sectores, entre ellos el transporte de mercancías.

En este sentido, el grupaje y el enrutamiento de las cargas permiten optimizar todo el proceso logístico de transporte, reduciendo el número de kilómetros recorridos en vacío, un 40% de media en el sector, y así reducir considerablemente las emisiones de CO₂ a la atmósfera, ahorrando tiempo y recursos.

Lección n.º 5: Estar siempre preparados

Si el año 2020 nos ha enseñado algo es que no podemos dar nada por sentado. La rápida capacidad de adaptación y la preparación son dos herramientas indispensables en la época en la que vivimos. Los avances tecnológicos, en muchos casos, nos ayudan a estar preparados, por lo que debemos fomentar la inversión en innovación. Además, el elevado nivel de optimización que nos permiten alcanzar las nuevas tecnologías nos permite reducir los costes, fundamental en un momento como el que vivimos.

En definitiva, digitalización, colaboración y adaptabilidad son las cualidades que debemos buscar al elegir a nuestros proveedores y colaboradores. Las empresas que sepan poner la tecnología al servicio de sus clientes serán sin duda las empresas del futuro.

El transporte con Ontruck

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Recientemente hemos recibido el BNEF Pioneers Award 2021, un reconocimiento a las empresas más innovadoras del mundo que contribuyen a crear un futuro más sostenible.

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