El poder del CPQ: que es y cómo ayuda a maximizar los beneficios en empresas de transporte

En promedio, los representantes de ventas solo dedican un 35% de su tiempo en tareas activas de venta debido a las dificultades asociadas con la fijación de precios. Utilizar un CPQ para calcular precios y gestionar cotizaciones de transportes ofrece tres beneficios clave: aumento de márgenes de beneficio, mejora de la eficiencia operativa y mayor precisión en la fijación de precios. De hecho, las empresas que implementan software CPQ logran aumentar su tasa de conversión y reducir el tiempo que los representantes de ventas dedican a generar una cotización o propuesta, en comparación con aquellos que lo hacen manualmente. Pero, ¿un CPQ qué es y cómo puede ayudar a las empresas de transporte?

En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber del CPQ: qué es y cómo puede ayudarte a aumentar los beneficios de tu empresa de transporte. 

CPQ: ¿qué es y qué significan sus siglas?

CPQ  son las siglas en inglés de configurar, fijar precios y cotizar y hacen referencia a la solución tecnológica que automatiza el proceso de configuración de productos o servicios, cálculo de precios y generación de cotizaciones. 

En el contexto del transporte, esta herramienta permite a las empresas diseñar presupuestos precisos y personalizados de manera rápida y eficiente, teniendo en cuenta todas las variables que intervienen en la fijación de precios.

Se trata de una solución de software que ayuda a las empresas a automatizar y optimizar el proceso de creación de presupuestos y cotizaciones, especialmente en negocios donde los productos o servicios tienen configuraciones complejas o precios dinámicos. 

Aunque puede formar parte de un sistema TMS o CRM, comúnmente se implementa como una solución independiente que se integra con los sistemas existentes.

¿Para qué sirve el CPQ en ventas y logística?

Un software CPQ es un sistema modular y basado en reglas que sirve para automatizar y estandarizar el proceso de ventas, desde la configuración inicial del servicio hasta la generación de cotizaciones finales. 

En el sector de la logística y el transporte, esta herramienta es especialmente valiosa, ya que permite gestionar las múltiples variables que afectan al precio final, como rutas, tipos de vehículos, temporadas y requisitos especiales del cliente.

La diferencia entre precios spot y tender

En el sector del transporte y la logística, los precios se estructuran en dos grandes categorías: spot y tender. La diferencia principal radica en el tiempo de respuesta y la previsibilidad de la demanda:

• Precios spot: se aplican a envíos inmediatos o bajo demanda. Un cliente necesita mover una carga de un punto a otro con poca antelación, lo que requiere una cotización rápida y precisa.
• Precios tender: corresponden a acuerdos a medio o largo plazo. Un cliente planifica necesidades recurrentes y solicita una propuesta basada en volúmenes y rutas específicas.

En este artículo, nos centramos principalmente en el uso del CPQ para precios spot, donde su capacidad de generar cotizaciones en tiempo real es clave para ofrecer tarifas competitivas sin comprometer la rentabilidad. En estos casos, el sistema evalúa de forma instantánea múltiples factores, como disponibilidad de transporte, costes operativos y demanda del mercado, agilizando el proceso de fijación de precios.

En el caso de los precios tender, la optimización de tarifas requiere un análisis más profundo. Herramientas como los gemelos digitales permiten simular distintos escenarios, proyectar volúmenes futuros y calcular el coste neto incremental de nuevas rutas. Aunque el CPQ también puede ser útil en este contexto, su aplicación se orienta más hacia la planificación estratégica que a la respuesta inmediata.

Configuración personalizada de servicios

Un CPQ implementa un repositorio que contiene todas las opciones de configuración de productos, reglas de precios, jerarquías de productos, descuentos, impuestos, etc. También se almacenan todas las posibilidades de carga (perecederos, voluminosos, peligrosos, etc.), tipos de rutas (urbanas, provinciales, internacionales), vehículos disponibles y sus caracter��sticas, así como otros elementos clave que afectan al servicio.

Además, un software CPQ también incluye las distintas reglas de negocio para garantizar que las configuraciones de productos sean consistentes y coherentes con las políticas de la empresa. Estas reglas pueden incluir restricciones sobre combinaciones de servicios, validaciones automáticas de precios mínimos y máximos, y la aplicación de descuentos según el volumen o la frecuencia de envíos.

A partir de todos estos datos, el motor de configuración del CPQ permite generar configuraciones de servicios personalizadas de manera rápida y precisa. Este motor analiza las necesidades del cliente y las combina con los parámetros predefinidos para crear una propuesta personalizada, lo que aumenta la satisfacción del cliente y acorta el ciclo de venta hasta en un tercio.

Ejemplo: un cliente necesita transportar mercancía refrigerada desde Madrid a Barcelona. El CPQ automáticamente considerará todos los factores para generar la oferta de servicio: vehículo refrigerado necesario, distancia a recorrer, costes de combustible y las tarifas de temperatura controlada, etc. Este proceso, que manualmente podría llevar horas, se realiza de forma instantánea y sin errores.

Optimización de precios

Por otro lado, un CPQ también incluye un motor de precios o Price Engine, que como en el caso de Ontruck AI Tech, puede incluir inteligencia artificial. 

Este es el encargado de calcular los precios de manera dinámica en función de múltiples factores: costes del combustible, demanda del mercado, estacionalidad, tipo de mercancía, distancia, urgencia del envío y disponibilidad de vehículos.

Este sistema de precios asegura que las cotizaciones sean siempre competitivas y rentables, adaptándose a las condiciones cambiantes del mercado. Además, permite aplicar automáticamente descuentos y promociones según las políticas comerciales establecidas. De esta forma, los agentes de venta pueden ofrecer precios personalizados de manera instantánea, sin necesidad de realizar cálculos manuales complejos o consultar múltiples fuentes de información.

Según datos de Ontruck AI Tech, el uso de sistemas de precios dinámicos puede aumentar los márgenes de beneficio hasta en un 50%, así como aumentar el porcentaje de ofertas ganadas en 40 % y reducir un 50 % los costes de servicio.

Ejemplo: una empresa de transporte recibe una solicitud de envío urgente durante una temporada alta. El CPQ puede ajustar automáticamente el precio considerando la mayor demanda y la disponibilidad limitada de vehículos, garantizando así que el precio refleje las condiciones reales del mercado para mantener la rentabilidad.

Generación de cotizaciones rápidas y precisas

Por último, un CPQ también incluye las funcionalidades necesarias para enviar cotizaciones de manera rápida y profesional. 

A partir de plantillas predefinidas, las cuales se pueden personalizar fácilmente, el sistema puede generar presupuestos en múltiples formatos: PDF, Excel o documentos web interactivos, entre otros. Estos incorporan todos los detalles relevantes del servicio, términos y condiciones u opciones de pago.

El proceso es totalmente automatizado, ya que las plantillas se rellenan automáticamente con los datos de los clientes, las condiciones del servicio generadas en la fase de configuración y los precios calculados por el motor de precios.

Además, la cotización puede pasar por flujos de aprobación internos para evitar que se produzcan errores o se ofrezcan descuentos no autorizados. Cada propuesta puede requerir diferentes niveles de aprobación según su valor o características, lo que ayuda a mantener un control sobre las ofertas comerciales.

Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce la posibilidad de errores humanos. Además, el sistema mantiene un registro completo de todas las cotizaciones enviadas, lo que facilita el seguimiento y la gestión de las propuestas comerciales. Según datos de Global Hitachi, un CPQ puede aumentar la productividad de las cotizaciones hasta en un 33%.

Ejemplo: un cliente solicita un presupuesto para un servicio de transporte regular entre dos ciudades. El CPQ puede generar una cotización que incluya los costes base, opciones de seguro, tiempos estimados de entrega y posibles descuentos por volumen. Esta se puede enviar al cliente en cuestión de minutos, mientras que el proceso manual tradicional sería mucho más largo.

Soluciones de CPQ para empresas: horizontal vs. vertical

En la actualidad, las soluciones de software CPQ se suelen integrar con otros sistemas empresariales como CRM, ERP o TMS para proporcionar una solución integral de gestión de ventas y precios. Estas soluciones se pueden clasificar en dos categorías: horizontales y verticales.

Soluciones CPQ horizontales

Por un lado, las soluciones horizontales, como Salesforce CPQ o SAP CPQ, son sistemas diseñados para funcionar en cualquier sector y que se pueden adaptar a las necesidades de cada uno de ellos. Ofrecen muchas opciones de personalización y una amplia gama de integraciones con otros sistemas empresariales. Aunque se pueden obtener grandes resultados con este tipo de soluciones, en ocasiones es difícil adaptarlos a las necesidades particulares de cada sector. 

Debido a la especialización del sector de la logística y el transporte, y teniendo en cuenta la fragmentación y casos de uso, así como la gestión de workflows o la distinción entre spot y contracted, no resulta la opción más idónea.

Estas soluciones suelen requerir una inversión elevada de tiempo y recursos para su implementación y personalización, lo que puede resultar poco práctico para empresas de transporte medianas o pequeñas que necesitan una solución más inmediata y específica para su sector. Estas son algunas de las opciones más destacadas:

• Salesforce CPQ: solución líder en el mercado que ofrece funcionalidades avanzadas de configuración, precios y cotizaciones. Se integra perfectamente con el ecosistema Salesforce y proporciona herramientas robustas de automatización y análisis. Sin embargo, puede resultar compleja y costosa para empresas de transporte más pequeñas.
• SAP CPQ: es otra solución empresarial completa que forma parte del ecosistema SAP. Ofrece capacidades avanzadas de configuración y precios, con un fuerte énfasis en la integración con otros productos SAP. Su principal ventaja es la robusta gestión de datos y la capacidad de manejar estructuras de precios complejas.

Soluciones verticales CPQ

Por otro lado, las plataformas CPQ verticales están diseñadas específicamente para una industria o sector. Estas soluciones están optimizadas para manejar las particularidades de un mercado concreto, como reglas de negocio, procesos y requisitos regulatorios. Aunque su uso está más limitado a un sector específico, ofrecen muchas ventajas en términos de facilidad de uso y rapidez de implementación y adaptación.

En el caso que nos ocupa, las soluciones verticales de CPQ para el sector del transporte están diseñadas para manejar las complejidades únicas de la logística, como la gestión de rutas, tipos de vehículos y requisitos especiales de carga.

Estas soluciones incorporan funcionalidades específicas del sector que permiten una implementación más rápida y una curva de aprendizaje más corta para los usuarios. Estas soluciones se integran habitualmente con los siguientes sistemas:

• TMS: combinar un CPQ con un sistema de gestión de transporte (TMS) permite optimizar todo el proceso de cotización y gestión de envíos. El TMS ofrece los datos operativos necesarios sobre rutas, vehículos y recursos disponibles, mientras que el CPQ utiliza esta información para generar cotizaciones. Esta integración permite una visión completa del proceso.
• ERP: sistemas de planificación de recursos empresariales que gestionan los procesos centrales del negocio, incluyendo finanzas, inventario y recursos humanos. La integración de un CPQ permite sincronizar los datos de precios y configuraciones en tiempo real, asegurando que todas las cotizaciones reflejen información precisa sobre costes, inventario y disponibilidad de recursos.
• CRM: los sistemas de gestión de relaciones con clientes permiten mantener un registro detallado del historial de cotizaciones, preferencias y comunicaciones con cada cliente. La integración con el CPQ facilita la personalización de ofertas basadas en el historial del cliente y permite un seguimiento más efectivo de las oportunidades de venta.

Ontruck Tech AI: motor de precios IA con capacidades CPQ

El módulo de AI Price Engine de Ontruck AI Tech es un motor de precios con IA que puede integrarse a través de API para potenciar y elevar las capacidades de cualquier sistema TMS. Se trata de un software con capacidades CPQ avanzadas que emplea algoritmos de IAl y análisis de datos para automatizar y optimizar la estrategia de precios.

Tiene la capacidad de ajustar los precios de manera dinámica y en tiempo real, basándose en todo tipo de variables determinantes: demanda actual, costes operativos, estacionalidad, tipo de mercancía, distancia de la ruta y disponibilidad de vehículos, entre otros parámetros. 

De esta manera, el sistema puede ofrecer precios competitivos e inteligentes que maximizan los márgenes mientras mantienen la satisfacción del cliente. Esta optimización dinámica de precios es especialmente valiosa en un mercado tan volátil como el del transporte, donde las condiciones pueden cambiar rápidamente. 

No solo se pueden ofrecer cotizaciones mucho más rápidas, sino que también se trata de un sistema escalable que puede adaptarse a las necesidades cambiantes de cualquier empresa de transporte, independientemente de su tamaño o volumen de operaciones.

Además, Ontruck AI Tech ofrece una implementación rápida y una integración perfecta con los sistemas existentes. Ponte en contacto con nosotros para descubrir cómo podemos ayudarte a optimizar tus procesos de fijación de precios y cotización, mejorando así la eficiencia y rentabilidad de tu negocio.

‍

Bibliografía:

• Boggess, M. (2024, 2 abril). What is CPQ? A Guide to Automated Quoting Solutions. Hitachi Solutions. https://global.hitachi-solutions.com/blog/what-is-cpq/ 
  

• Salesforce. (n.d.). Configure, Price, Quote (CPQ). Recuperado de https://www.salesforce.com/es/sales/cpq/
  

• SAP. (n.d.). CPQ: Configure, Price, Quote software. Recuperado de https://www.sap.com/spain/products/financial-management/cpq.html
  

• AllCloud. (n.d.). Why to integrate your CPQ and ERP systems, plus tips for getting started. Recuperado de https://allcloud.io/blog/why-to-integrate-your-cpq-and-erp-systems-plus-tips-for-getting-started/
• ‍PandaDoc. (n.d.). CPQ integration: How to streamline your sales process. Recuperado de https://www.pandadoc.com/blog/cpq-integration/