Cómo optimizar la gestión de tenders

Optimiser la gestión de tenders

Los tenders son una herramienta clave para las empresas que pretenden optimizar el coste de sus envíos y diversificar su nivel de dependencia en operaciones esenciales. Organizar subastas les permite elegir entre todo un abanico de proveedores, conseguir presupuestos competitivos y acceder a nuevos transportistas. Sin embargo, también exigen una inversión económica y de tiempo considerables tanto por parte de la empresa como del propio proveedor. En el caso de los transportistas, responder a un solo tender o subasta puede representar un coste superior a los 13 000 euros. Por ello, no sorprende que no todas las pequeñas empresas tengan la capacidad o dispongan de los recursos necesarios para participar en un proceso tan complejo. Aún dificulta más la situación el hecho de que muchos transportistas no crean en la plena transparencia y objetividad de estos procesos debido a que muchas empresas deciden optar por los proveedores con los que han tenido una relación comercial previa. Como consecuencia, los tenders actúan en la práctica como un filtro que deja fuera a los transportistas y empresas más pequeños, por lo que la respuesta que reciben algunos de ellos es muy limitada. Esta situación genera un verdadero problema para las entidades que pretenden encontrar nuevos proveedores en zonas geográficas específicas o que quieren garantizarse los mejores precios del mercado.

Los tenders pueden implicar cierta complejidad y llevan asociadas algunas limitaciones. A continuación, analizaremos brevemente cuáles son las ventajas e inconvenientes que representan y de qué manera pueden los responsables de aprovisionamiento obtener los mejores resultados.

Ventajas e inconvenientes de los tenders para las empresas

Ventajas de los tenders

Los tenders permiten a las empresas asegurarse y acordar precios fijos y contratos para períodos completos, lo que les ayuda a disfrutar de la tranquilidad asociada a una mayor predictibilidad y minimiza su vulnerabilidad frente a las fluctuaciones de precios del mercado. Este aspecto es particularmente importante en el caso de las grandes empresas. Los tenders también les ofrecen la posibilidad de establecer precios de referencia para futuros servicios, incluso en ámbitos distintos de los presentados en la oferta actual. A través de los tenders, las empresas pueden recibir diversas ofertas de varios proveedores distintos y, en última instancia, tener acceso a nuevos proveedores con mejores servicios o tarifas más asequibles. Otra de sus ventajas es que simplifican los procesos de abastecimiento (ofrecen varios proveedores para rutas específicas) y evitan que las empresas tengan que buscar un nuevo proveedor cada vez que surge una nueva necesidad de transporte. Cuando las empresas recurren por primera vez a tenders, pueden también reducir costes, puesto que tienen la posibilidad de comparar la oferta de diversos proveedores, elegir entre ellos e implementar una mejor planificación a largo plazo. De manera general, los tenders eliminan la impredecibilidad de los contratos de transporte y protegen a las empresas frente a los costes que representa el mercado al contado.

Inconvenientes de los tenders

Los tenders no siempre son la solución definitiva. Además de exigir una importante inversión económica y de tiempo, suelen conducir a contratos bilaterales o duales que requieren un compromiso respecto a un volumen concreto de carga transportada con algunos proveedores. Estos contratos, que estipulan unas condiciones específicas, no son fáciles de incumplir (al menos, sin que hacerlo suponga unos costes significativos) llegado el caso de que, por ejemplo, se produjera una caída de precios. Esta situación puede generar un impacto negativo si la empresa cargadora no puede transportar el volumen de carga estipulado inicialmente en el contrato, lo que puede suceder, por ejemplo, si el volumen de la mercancía disminuye o varía de forma inesperada. Por otro lado, puesto que el precio es uno de los aspectos centrales del tender, e inherente a ellos, las empresas clasifican a los proveedores por orden de preferencia según su competitividad a nivel de precios a corto plazo y, a menudo, obvian otras cuestiones importantes, como la fiabilidad del proveedor o el ahorro a largo plazo. Además, si las empresas acceden a un nuevo transportista a través del tender, siempre existe el riesgo de que esta colaboración no sea sostenible en el tiempo.

¿Cómo pueden las empresas sacarle el mayor partido posible a los tenders?

Cómo gestionar sus tenders

Una buena gestión de los tiempos

Saber escoger los momentos adecuados es crucial para una gestión óptima de los tenders y para negociar unas condiciones favorables para la empresa. Elegir el momento propicio para iniciar un tender (cuando el mercado goza de estabilidad y el volumen de envíos es limitado) es esencial para obtener los mejores resultados posibles a largo plazo. Por otro lado, es muy desaconsejable, por ejemplo, llevar a cabo una negociación de tarifas en un momento en el que los precios del petróleo estén en auge, ya que los presupuestos acordados tendrán un coste más elevado.

Un nivel de complejidad proporcionado

Resulta fundamental escoger un grado de complejidad idóneo en la primera ronda del tender. Muchos transportistas responden a una media de entre diez y veinte tenders al mes, por lo que no disponen de recursos suficientes para entender el complejo funcionamiento de todos y cada uno de ellos. Como consecuencia, muchas empresas colocan en una posición ventajosa a los proveedores con los que ya han trabajado, ya que estos ya están familiarizados con sus operaciones. Para evitar este tipo de desequilibrios injustos entre distintos proveedores, las empresas deben aspirar a confeccionar un listado de transportistas interesados en una serie de operaciones específicas y explicarles cuáles son sus necesidades operativas concretas antes de solicitarles presupuesto.

Un número óptimo de transportistas

Escoger un número adecuado de transportistas es esencial en la gestión de tenders. Contar con un número elevado puede brindar a las empresas la oportunidad de disponer de proveedores altamente especializados en zonas geográficas específicas. Sin embargo, un número más limitado puede contribuir a reducir costes y simplificar la complejidad operativa. En este sentido, es recomendable que las empresas evalúen cuántos proveedores necesitarán para sus operaciones antes de iniciar el tender. De este modo, cuando comience el proceso, podrán seleccionar el número adecuado de transportistas.

¿Qué ocurre con la demanda para operaciones logísticas a corto plazo que no pueden cubrir los tenders?

La marketplace de transporte por carretera Ontruck

Gracias al análisis de datos y las tecnologías de seguimiento y trazabilidad, entre otras soluciones tecnológicas, las estimaciones que se realizan respecto a la demanda son cada vez más precisas. Sin embargo, estas herramientas no evitan que haya que estar alerta ante posibles picos inesperados en la demanda a corto plazo, una situación que sigue presentando dificultades. De hecho, la tendencia actual apunta a que estos cambios se produzcan cada vez más a menudo en tiempo real, por lo que las empresas están experimentando un incremento de las fluctuaciones de la demanda. Aunque los tenders pueden ser una solución muy eficiente para gestionar volúmenes de carga fácilmente predecibles, son menos efectivos para hacer frente a los aumentos repentinos o cambios en la demanda. En estos casos, intervienen los proveedores para servicios puntuales, que, por lo general, suponen un sobrecoste de entre un 15 y un 30% respecto a la tarifa habitual.

Ontruck representa una alternativa a los tenders que ofrece una gran flexibilidad a sus clientes y les permite disponer de capacidad suficiente a través de precios al contado sin necesidad de comprometerse a un volumen de carga transportada específico. Gracias a unos precios dinámicos y una oferta adaptada a las necesidades de cada carga, la tecnología de Ontruck pone a disposición de las empresas la flexibilidad que necesitan para enfrentarse a las fluctuaciones a corto plazo y beneficiarse de unos precios al contado significativamente más bajos de lo habitual sin que esto implique ningún coste adicional. Al utilizar tecnologías innovadoras de seguimiento y aumentar así la eficiencia y la disponibilidad para los envíos, las empresas pueden adaptarse rápidamente a los cambios drásticos que pueden producirse en un mundo digital altamente voluble.

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