La importancia de los plazos de recogida y entrega en el transporte de mercancía

OnTruck - Plazos de entrega y recogida - Puntualidad

Tanto en el trabajo como en casa nos vemos obligados a aceptar hábitos o costumbres que no nos gustan del todo, y que si los pudiéramos cambiar, seríamos más felices. Pero, por desgracia, “estamos acomodados”.

Entre esas costumbres que te incomodan están los plazos de recogida y entrega en el transporte de mercancía. Parece que estamos obligados a aceptar la impuntualidad. Pero nos hemos parado a pensar en ¿Cómo afecta esto a nuestra empresa? ¿A nuestro negocio? ¿Qué soluciones hay para estas deficiencias que parece que nadie se preocupa en mejorar?

¿Qué implicaciones tienen los plazos de recogida y entrega en el transporte de mercancías?

El sector del transporte es un caso claro donde gran parte de sus protagonistas han eludido emprender acciones decididas a aprovechar ciertas oportunidades de mejora. En el camino se han quedado sin realizar mejoras que habrían redundado en un mejor servicio para las empresas cargadoras y otros agentes participantes en el sector tales como transitarios o agencias de transporte.

La elevada carga de trabajo de las empresas de transporte ha retrasado la aplicación de mejoras en el campo de la planificación en la gestión de los envíos. Las empresas, a consecuencia de un elevado número de incidencias, se ven obligados a sustituir la planificación por la gestión sobre donde la excepción es la regla, añadiendo un alto nivel de estrés a la gestión. Estas incidencias son normalmente cambios en el número de bultos, mercancía que no llega, mercancía que no está preparada, etc… Esto se traduce a esperas, cambios de horario, encarecimientos del envío, cancelaciones, problemas en la optimización de la flota o en disponibilidad de vehículos, etc.

Por desgracia, hay una incidencia que afecta de forma muy seria a la capacidad del transportista de prestar un servicio excelente: la falta de puntualidad en los plazos de recogida y entrega.

¿Cómo afecta no ser puntual en los plazos de transporte?

  • El responsable de tráfico: ante cualquier retraso, la persona encargada de la gestión de los diferentes envíos debe rehacer la planificación diaria de los vehículos. Su objetivo es optimizar la ruta de su flota. Tendrá que adaptar la ruta al nuevo horario, realizando una nueva distribución de las recogidas o entregas. Esta gestión se realiza a través de continuos emails y llamadas, que sólo consiguen que mucha información se pierda, que el estrés aumente, y que las posibilidades de que se cometan errores se incrementen exponencialmente.
  • Transportista: puede ser el origen de la incidencia, verse afectado por algún retraso en la recogida y entrega por parte de las empresas o simplemente factores externos como tráfico, meteorología, problemas en el vehículo, problemas personales, etc. Un retraso para el conductor le lleva a conducir con un mayor estrés, lo que le llevará a realizar una conducción más rápida, quizá más temeraria, poniendo en peligro su vida, la mercancía que está siendo transportada y posiblemente, a otros conductores. Únicamente por su buena intención de llegar siempre a tiempo y hacer su trabajo con la máxima profesionalidad.
  • Mercancía: cada operación de carga o descarga o manipulación realizada bajo circunstancias de estrés aumenta las probabilidades de que ocurra un accidente con ella. El riesgo es directamente proporcional al nivel de estrés.
  • Empresa: al final la parte más afectada por estas circunstancias ocasionadas por la falta de puntualidad es la empresa expedidora o receptora de la mercancía que espera que sea transportada en el horario prometido. Su negocio puede verse seriamente perjudicado por dicho retraso, es probable que su operación sufra problemas de productividad y/o gastos de reorganización.

Por tanto, como se puede ver en los anteriores puntos, un retraso en los plazos de recogida o entrega de la mercancía afecta a todos los niveles y a todos los implicados dentro del sector del transporte.

En el día a día parece muy complicado realizar cada uno de los envíos con puntualidad debido a la diversidad de factores que pueden afectar al normal desarrollo del envio. Pero, ¿Es posible ser puntual entonces?

¿Es posible ser puntual como hábito y no como excepción?

Creemos que la mejor forma de responder a esa pregunta es proponer nuestra solución: una gran red de transportistas muy profesionales y un gran equipo de operaciones.

Incidencias derivadas del propio negocio del cargador
Durante la producción y manipulación de la mercancía se generan cambios de volúmenes, de número de mercancías a transportar, retrasos, etc. Estas incidencias o cambios generan prisas e improvisaciones en la gestión del envío en las instalaciones del expedidor que incrementan las probabilidades de desajustes entre el vehículo asignado para dicha carga (antes del cambio) y el vehículo óptimo para la carga (tras el cambio).

Si dispones de una gran red de transportistas también dispones de una mayor flexibilidad y capacidad de respuesta antes cambios de última hora. Asimismo, con una red tan amplia puedes sugerir a la empresa cargadora que espere a tener claro el envío antes de encargarlo, pues con nosotros, la capacidad de respuesta y la flexibilidad ante sus demandas es mucho mayor que la de una empresa de transporte tradicional que opera bajo un modelo de rutas y almacenes tipo HUB donde desconsolidan y consolidan carga.

Incidencias derivadas de imprevistos
Obviamente, antes factores imprevistos o de fuerza mayor, como el corte de una carretera o con inclemencias meteorológicas, la probabilidad de retraso aumenta, y sobre todo disminuye la capacidad del gestor tráfico para resolverla. Por otro lado, tenemos las causas o imprevistos típicos derivados de los problemas del día a día: averías, problemas de salud del transportista, etc. Cualquiera de estas incidencias no debería tener impacto sobre la puntualidad si existe una gran red de vehículos y un buen equipo de operaciones.

Para llevar a cabo estos cambios en tiempo record, la mejor solución vuelve a ser tener una gran red de transportistas que permita una rápida reasignación junto con un equipo de operaciones que den la confianza y tengan la profesionalidad y responsabilidad de garantizar la puntualidad de todos los envíos.

Urgencias
Hay veces que te surge un envío urgente, y ahí la planificación no existe. Simplemente un cliente te pide algo y tú debes atenderle. Esta urgencia normalmente se traduce en un coste mayor en el transporte, si es que tienes la suerte de encontrar un transportista que consiga recoger y entregar dentro del plazo solicitado.

Como en los casos anteriores, si dispones de una gran red de transportistas es otro problema resuelto. Tu envio urgente que parece imposible para nosotros es un envío que podemos gestionar sin dificultad: siempre habrá alguien en la red cercano al punto de recogida y dispuesto a dirigirse a destino en el plazo requerido, y siempre con un nivel de servicio excelente.

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Conclusiones

Sabemos que es prácticamente imposible resolver todos los problemas e incidencias que pueden poner en riesgo el cumplimiento de los plazos de recogida y entrega de tu mercancía. Pero también sabemos que disponemos de una solución donde lo habitual (el retraso) se convierta en la excepción. Esta misma solución también sirve para que el estrés que hoy sufren las empresas por envíos urgentes, que creen de imposible o difícil realización <<bien por el plazo o bien por el precio>>, no sea tal, y que de esta forma consigan atender las necesidades de sus clientes sin perder un ápice de competitividad.

Todo esto es en parte posible porque la era digital y la innovación también se están abriendo paso en el sector logístico y del transporte, de la misma forma que hasta hace nada subirte a un taxi a medianoche tenías que darte un paseo de 20 minutos hasta que te cruzaras con uno.

Ahora lo raro y extraordinario es poder gestionar un envío de mercancía con un clic y saber que tu mercancía será entregada y recogida a la hora señalada, pero en poco tiempo será la norma. Hoy en día, la norma es que uses tu móvil para buscar tu taxi, y que éste aceptará tu solicitud en cuestión de segundos.

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